Repsol es un grupo energético global que desarrolla actividades de exploración, producción, refino, química, marketing y nuevas energías en todo el mundo. Con más de 27.000 empleados, en 40 países, y una capacidad de producción de unos 656.000 barriles de crudo al día, su actividad le sitúa entre las mayores compañías petroleras a escala global. Cada vez resulta más necesario en nuestros días contar con imágenes digitalizadas de los documentos contables, que se anexan a los registros que residen en la plataforma SAP. Gracias a ello, se cumplen los requerimientos de custodia y almacenamiento de la información, de forma más eficiente y organizada, y se mejora la gestión del departamento económico-financiero. Sin embargo, esta funcionalidad satura los sistemas de registro de SAP y les enfrenta a una situación de stress que solo puede ser paliada con nuevas herramientas y tecnologías de última generación. Repsol ha confiado a DXC un proyecto global para implementar, en todas sus filiales en el mundo, una solución apoyada en el estándar de SAP, que permita la gestión de la documentación propia de los procesos contables y sea de rápida adopción, por parte de las unidades de negocio del grupo que aún no disponen de una solución. La iniciativa, aplicada a los sistemas SAP de los departamentos financieros de Repsol en todo el mundo, aprovecha la última funcionalidad de anexado disponible en SAP y la herramienta Documentum, que utiliza el gigante energético a nivel corporativo, para cumplir, por un lado, su deseo de contar con la misma herramienta en todas sus filiales y, por otro, liberar espacio y mejorar el rendimiento de las bases de datos de SAP. El grupo energético español considera cada vez más necesario contar con las imágenes de de sus documentos, digitalizadas y anexadas a los registros que residen en SAP. Esta alternativa satisface los requerimientos de custodia y almacenamiento de la información, de manera más eficiente y organizada, que el archivo físico o los usos departamentales, ya que las imágenes permanecen ligadas directamente a los registros de las facturas en SAP. Además, la recuperación de la información es más rápida y autónoma, lo que supone una gestión más eficiente del tiempo que los equipos dedican a atender auditorías (fiscales, de socios, internas y externas). Y, por último, facilita el acceso a la información, con fines de análisis y revisión, de las áreas económica financiera de sus filiales en todo el mundo, de manera uniforme.

Un proceso en varias fases

Los principales pasos del proyecto parten de la digitalización y almacenamiento en local de las facturas, un proceso que ya se estaba realizando y que se integra ahora en los nuevos sistemas SAP. Para ello, se unificaron todos los repositorios en uno, creando una estructura de almacenamiento común para todos y se abordó la migración de toda la documentación al mismo. Tras la carga de los documentos en SAP, es posible acceder a la transacción correspondiente y anexar el fichero, desde el mismo PC o directorio local. Por último, el fichero es guardado automáticamente en la plataforma de gestión documental corporativa (EMC Documentum), incluyendo un enlace en el documento/dato maestro en SAP. De esta forma, el documento anexado puede ser consultado desde el documento/dato maestro de SAP, por cualquier usuario con autorización. Para cubrir con éxito las etapas del proceso, ha sido necesario coordinar todas las acciones, desde un punto de vista de negocio, asegurar la consistencia entre las distintas áreas de trabajo, tomar las decisiones necesarias para mitigar riesgos y coliderar la definición y acciones de gestión del cambio, entre ellas, formación, comunicación y organización. El resultado final ha supuesto la implantación de esta tecnología en todos los sistemas financieros de la empresa, a nivel mundial (en concreto, en 10 máquinas SAP-FI con 18 mandantes) y ha implicado una gran volumetría de datos a migrar, desde la base de datos de SAP a Documentum. En total, se han transferido más de medio millón de documentos, lo que ha venido a mejorar el anexado de la documentación, en todos los países, potenciando también la seguridad y estabilidad de los sistemas. Por último, se ha requerido una gestión coordinada del proyecto, con todos los interlocutores intervinientes, en especial con los usuarios claves de cada país, debido a su alto número y a las diferentes necesidades de cada caso.

Óptima gestión de documentos contables

Según comenta Lorena Neira, Jefe de Proyecto de Repsol: “La solución ha respondido a las necesidades de anexar y consultar desde SAP diversos ficheros de documentos contables y facturas, así como ficheros referentes a datos maestros de proveedores/acreedores, tanto a nivel general como de sociedad.” Pero, también ha permitido el almacenamiento de los ficheros en un repositorio que asegura su integridad y posterior acceso, en el gestor documental Documentum, permaneciendo a disposición de los usuarios durante un período mínimo de 5 años. Ahora ya es posible disponer de las imágenes de las facturas de proveedores y, otros documentos que son responsabilidad de la Dirección de Administración, desde los sistemas SAP, evitando además el anexado de documentos de forma directa, en las bases de datos de dichos sistemas (no preparadas para estos volúmenes). Para ello, se ha buscado una implementación sencilla, que fomenta la rápida adopción por parte de las sociedades del grupo, que no disponen de una solución estándar, o a medida, para gestionar la documentación generada en el proceso de contabilización de facturas y otros documentos. La solución además es compatible con las demás tecnologías implementadas en los sistemas SAP involucrados y extrapolable a todas las sociedades del grupo Repsol. Sobre los resultados conseguidos, los especialistas de DXC destacan del proyecto “el establecimiento de una solución global para todas las sociedades de Repsol, integrada y compatible con el resto y de fácil uso para los usuarios, evitando además el empeoramiento de la ocupación de la bases de datos de los diferentes sistemas SAP contables”, como destaca María Prieto, Gerente en DXC. “Por último, - concluye - es preciso establecer un plan de comunicación con todos los interlocutores en los distintos países, con el fin de gestionar la información y las tareas a realizar según el plan aprobado”.

* Esta historia de éxito fue originalmente escrita por CSC, que ahora es parte de DXC Technology a partir de abril de 2017.