Faça o trabalho remoto funcionar em meio à COVID-19

News Article -- Fevereiro 04, 2020

Uma fonte de alívio da pandemia do coronavírus (COVID-19) é que a tecnologia de colaboração necessária para se trabalhar de casa está surpreendentemente preparada para este momento.

Muitas pessoas estão sendo solicitadas para trabalhar de casa como forma de reduzir a curva de propagação da doença e, felizmente, muitos podem. A tecnologia de colaboração que elas precisam não é mais nova ou desconhecida. Softwares e serviços como Microsoft Teams, Zoom Rooms, Basecamp, Asana, Slack e Google Meet têm se tornado ferramentas familiares, dando a muitas pessoas a confiança para trabalhar remotamente.

Isso tendo sido dito, fazer a transição para uma nova e mais remota força de trabalho não é tão simples quanto girar uma alavanca. Desafios existem, e as consequências podem ser sérias se os problemas forem gerenciados da forma errada. Quando isso acontece, trabalhar de casa pode causar queda na produtividade, projetos interrompidos, prazos perdidos entre outras questões.

Não tem que ser desse jeito. Nossa pesquisa indica claramente que organizações podem aumentar suas chances de reconfigurar com sucesso esse novo espaço de trabalho colaborativo ao seguir estas quatro práticas:

Construa camaradagem

Encontre maneiras de replicar o que chamamos de conversas de café. Essas são microinterações informais, como as que essas pessoas podem ter perto da cafeteria. Durante estas interações, colegas de trabalho constroem confiança em pequenas maneiras. Mais tarde, eles podem contar com essa confiança quando problemas difíceis aparecem.

Uma técnica para construir camaradagem, como destacado pela nossa pesquisa, envolve separar tempo explicitamente no começo ou no final de uma reunião para conversas de aquecimento ou de descanso fora do negócio formal. Outra técnica envolve planejar horas de café virtuais durante a semana. Nestes momentos, membros da equipe fazem chamadas para conversas informais, seja em grupo ouone-on-one . Outra técnica é apresentar jogos, quizz, prêmios de equipe, entre outros - tudo para ajudar a construir um senso de espírito de equipe compartilhado.

Tome a conexão mais fraca como seu padrão

Esta estratégia, frequentemente recomendada por defensores da acessibilidade e inclusão, é conhecida como o efeito de freio. Basicamente, significa que ao se otimizar para o seu membro de equipe mais vulnerável, você acaba beneficiando a todos. Isto provavelmente vai significar a introdução de novas práticas. Por exemplo, se uma pessoa está entrando virtualmente em uma reunião, então todos - incluindo membros da equipe presenciais - iriam entrar virtualmente. Dessa forma, ninguém teria a vantagem da proximidade física para ver uma tela ou tomar a próxima vez falando. Esta é uma forma poderosa de mitigar algumas das desigualdades de comunicação de uma equipe misturada.

Construa confiança

Algumas equipes vão precisar confiar em seus trabalhadores remotos. Membros destas equipes podem estar mais acostumados ao gerenciamento presencial do que ao gerenciamento de performance. Isto é, eles acham que porque seu chefe pode vê-los, ele sabe que estão trabalhando. Mas se você está trabalhando remotamente, o chefe não pode te ver. Então como você demonstra valor?

Uma resposta comum, mas errada é mandar várias ondas de email do tipo “responder a todos”, acreditando-se que isto vai demonstrar que estão trabalhando. Outra é responder a cada umas das mensagens no sistema de chat da companhia. Ambos são exemplos do que chamamos de “presenteísmo”, a ideia incorreta de que a aparência do trabalho é mais importante que os reais resultados que um membro da equipe foi solicitado a conquistar.

A solução: encontrar um meio termo. Administradores terão que confiar que todos os membros da equipe estão fazendo o que precisam fazer, mesmo que eles não possam ser monitorados o dia todo. Isto também é onde a confiança construída nas conversas de café já mencionadas se torna tão valiosa. Mas trabalhadores também tem que fazer um esforço especial. Eles terão que comunicar mais o trabalho que estão fazendo: administradores não leem mentes, então trabalhadores precisam compartilhar desafios, grandes vitórias, atualizações de projetos e mais. Encontrar uma cadência apropriada é importante; colegas que compartilham notícias demais podem ser tão ruins quanto deixá-los com fome.

Invista em equipamento de alta qualidade

Em um de nossos estudos de caso, uma equipe de pessoas dividida entre escritórios e trabalhando remotamente com dois países (e línguas) estava achando difícil se comunicar de forma efetiva em reuniões porque a qualidade de som de seus equipamentos era ruim. Surpreendentemente, um grupo reclamou não por causa deles, mas por causa do sofrimento de seus colegas distantes. Ao mostrar que eles queriam melhorar a comunicação e a participação para todos, eles foram capazes de persuadir a equipe de liderança a investir em melhores headsets e microfones de sala de reunião. Equipamento de alta qualidade não só facilita que equipes remotas colaborem, mas também nutre confiança.

As próximas semanas e meses sem dúvida serão desafiadores. Mas organizações podem ajudar a limitar o contágio do coronavírus tendo mais membros de equipes trabalhando de casa, usando tecnologias de colaboração. E seguindo estas quatro melhores práticas, equipes remotas podem tornar essa transição um sucesso.

Aprenda mais sobre como mudar a forma que o trabalho funciona em sua organização no relatório de pesquisa (em inglês) da Leading Edge Forum, “Reconfiguring the Collaborative Workspace: Making the most of Time Space and Attitude”.

Sobre a autora

Caitlin McDonald é uma antropóloga digital na Leading Edge Forum. Ela ajuda lideres de negócios e equipes a pisar fora de sua visão de “normal”, suspender julgamentos, e considerar as coisas de muitas perspectivas diferentes. Isto dá aos negócios a liderança ao aumentar significativamente a empatia com o consumidor, encontrar novas soluções para velhos problemas, e enriquecer seu poder de insights de big data através de abordagens multidisciplinares.