DXC cria ambiente de trabalho ágil para 60 mil funcionários com o Microsoft Teams

News Article -- Abril 09, 2020

Quando Richard Wilkinson, DXC Technology’s solutioning and onboarding director for South Europe, estava elaborando uma proposta para uma grande fabricante de carros europeia, ele reuniu um time virtual de especialistas do Japão, Espanha, França, Alemanha e Estados Unidos que trabalharam de forma unificada, ágil e colaborativa no Microsoft Teams para ajudar a vencer a concorrência.

Os times estão tão empenhados na operação do departamento à distância de Richard Wilkinson, que conta com 250 colaboradores, que a qualquer hora pode haver até 200 grupos ad hoc usando a ferramenta para se comunicar com clientes potenciais e desenvolver soluções tecnológicas. Antes de usar o Teams, a equipe ficava alternando entre Skype, Excel, Sharepoint, Microsoft Project e as longas conversas de email.

O Teams agrega todas essas ferramentas de comunicação e colaboração em uma plataforma descomplicada e integrada que “nos tem permitido organizar o trabalho em um ambiente virtual,” diz Wilkinson, que o descreve como um “game changer”.

Na ferramenta, os colaboradores podem trabalhar em um único documento ao mesmo tempo e compartilhar o progresso em tempo real. Ninguém fica para trás porque a função de chat permite que todos vejam o que tem está acontecendo.

Desde que começamos a oferecer o Teams a outros grupos na companhia, mais de 60 mil funcionários têm aderido, nos transformando em uma das 15 maiores implementadoras do Teams no mundo. Esperamos aumentar esse número para até 100 mil colaboradores em 2020.

Por que Microsoft Teams?

Desde que a DXC foi formada na fusão de 2017 entre a Computer Sciences Corporation (CSC) e a divisão de serviços empresariais da Hewlett Packard Enterprise (HPE), estamos vivenciando um esforço em consolidar sistemas e modernizar a experiência de usuário para os 130 mil colaboradores da empresa. Já que a DXC estava na plataforma Microsoft Enterprise 365, ativar o Teams permitiu à empresa integrar ferramentas de produtividade que eram familiares as equipes, diz Jorge Pimentel, Collaboration Services Portfolio leader for the Office of the CIO.

“Isto significa que não temos que reestruturar ou migrar conteúdo existente. Agora o consumimos através do Teams. O Teams também oferece um modelo flexível para escalonar e customizar cada grupo para satisfazer suas necessidades de negócio. Tudo isso significa que temos uma fundação sólida conectada nativamente aos serviços do Office 365 já contendo nossos dados”, comenta o executivo.

Além disso, a ferramenta oferece segurança avançada e capacidade de conformidade. O acesso é controlado por autenticação multifator, e todos os dados, sejam parados ou em trânsito, são criptografados. O Teams utliza os grupos do Office 365 para gerenciar permissões de acesso ao conteúdo de cada grupo. Ele também oferece um número de melhorias para a forma como os funcionários trabalham. Todas elas contribuem para uma maior satisfação dos colaboradores, aumento de produtividade e benefícios significativos para o negócio. Listamos abaixo alguns exemplos de como o Teams faz a diferença:

• O Teams elimina a “troca de contexto” ineficiente que desperdiça o tempo e que ocorre quando funcionários precisam ficar indo e voltando entre navegador, aplicativos de chat e de produtividade. A ferramenta também otimiza a edição e o compartilhamento de documentos, acabando com a necessidade de consolidar várias versões de arquivo.
• O propósito do e-mail nunca foi ser uma ferramenta de colaboração. Com o Teams, funcionários estão reduzindo sua dependência do e-mail para compartilhar documentos e mandar anexos. Estão colaborando de forma mais livre, mais organizada e mais segura.
• Reuniões de equipe são mais organizadas e mais efetivas porque documentos e arquivos estão consolidados em um só lugar. Uma sessão de grupo do Teams pode integrar vários modos de colaboração, incluindo compartilhamento de arquivos em tempo real, videoconferência e chat.
• O gerenciamento de projetos é mais fácil, pois o Teams cria um espaço de trabalho comum onde membros do time do projeto podem compartilhar documentos, itens de ação, marcos, calendários etc.
• O gerenciamento de permissões é automatizado e seguro para que grupos possam ser facilmente criados e depois desfeitos quando o projeto for concluído.

Lançamento suave ganha impulso

Optamos por inserir a plataforma nos nossos processos de forma sutil e suave na qual os colaboradores começaram a ser informados da disponibilidade do Teams e depois damos a opção de usá-lo ou não.

O lançamento foi desenhado para permitir que os times de TI coletem feedbacks e histórias de sucesso. “Nós recebemos muito feedback positivo,” diz Debbie Ermiger, comenta Debbie Ermiger, executive director of IT end user services in the DXC Office of the CIO.

Debbie Ermiger também nota que em qualquer hora, mais da metade dos funcionários da DXC podem estar trabalhando em diversos lugares. É por isso que é importante oferecer aos colaboradores uma plataforma que permita que times espalhados entre diferentes fusos horários trabalhem juntos rumo a um objetivo de negócio.

Jorge Pimentel reconhece que há uma curva de aprendizado associada ao Teams, como em qualquer grande mudança de sistema. Para ajudar a encorajar a adoção, seu escritório criou diversos artigos de autoajuda e guias em vídeo para atividades específicas. A ferramenta está sendo promovida por newsletters internas e sendo defendidas por executivos da DXC e por usuários.

No caso de Richard Wilkinson, ele tomou a decisão de implementar o Teams em uma sexta, fez o anúncio ao seu grupo em uma segunda e colocou o Teams para funcionar na semana seguinte. “Não teria como ter feito isso com qualquer outra ferramenta,” diz Wilkinson. Além disso, ele está ansioso para estender o uso do Teams aos clientes externos para que possam participar de workshops e sessões de planejamento via a ferramenta.