Sådan vælger I den rigtige leverandør til at administrere jeres it

Argumenter for it-outsourcing

Ved at benytte jer af ekstern it-administration får I mulighed for at fokusere på mere forretningskritiske forhold og strategiske funktioner – i stedet for at sidde uhjælpeligt fast i daglige it-problemer.

Når man undersøger mulighederne for at benytte sig af ressourcer udefra eller at få sin it administreret eksternt, er det afgørende for den langsigtede succes at koble virksomheden med den rigtige rådgiver. Jeres beslutning får stor betydning for virksomhedens kunder, ansatte og interessenter. Herunder ser vi på den indflydelse, som it-outsourcing har på forretningen, og giver tip til, hvad man skal huske, når man vælger den leverandør, der skal administrere virksomhedens it.

It-outsourcing til fordel for virksomheden

Alle virksomheder forsøger at øge indtægterne, minimere risikoen, nedbringe udgifterne og forbedre bundlinjen for partnere og/eller aktionærer, ikke? Med andre ord er vækst altafgørende for en virksomhed. Betyder det, at jeres virksomhed skal fortsætte med at ansætte folk, i takt med at indtægterne stiger, eller for at blive ved at være konkurrencedygtige? Man kan sige for og imod, men i sidste ende afhænger det af den enkelte virksomhed. Den største udfordring er at få skabt flere indtægtskilder internt og samtidig give de nuværende ressourcer et løft – altså at holde sig effektiv og arbejde smartere.

Så hvordan kan I frigøre interne fuldtidsansatte og organisere dem strategisk, så de genererer indtægt? Jeres it-afdeling består sandsynligvis af både teknikere, udviklere og supportere. Ved at løfte de mere rutineprægede opgaver ud af IT, kan disse medarbejdere flyttes til rentable forretningsområder så de interne it-ressourcer i stedet står for udvikling og implementering af agile, kunderettede systemer, der genererer indtægt.

It-outsourcing til fordel for medarbejderne

Ved at frigøre tid hos de interne medarbejdere bliver it en indtægtskilde og en del af forretningsstrategien i stedet for blot en årlig omkostning. De tekniske medarbejdere udvikler deres professionelle kompetencer endnu mere, når de får tid og plads til nye udfordringer, og teamet får frigivet ekstra båndbredde til at gennemføre opgaver, der driver forretningen fremad.

Det gør også, at der bliver mere tid til opgaver, der hjælper virksomhedens medarbejdere til at blive mere produktive. Når it-afdelingen ikke er begravet i små gentagne rutineopgaver, kan den bedre understøtte organisationens behov. Det nedbringer ventetiden på at få løst problemer og gør, at it nemmere kan påvirke produktiviteten som helhed og ofte finde nye og bedre måder at håndtere gamle, velkendte problemer på.

It-outsourcing til fordel for virksomhedens interessenter

Ekstern it-administration giver virksomhedens interessenter ro i sindet, fordi it øger likviditeten og bliver en indtægtskilde. Ved at gå denne vej mindsker organisationen sin risiko, fordi de eksterne leverandører råder over et helt team af eksperter, der kan understøtte specifikke områder, når der er brug for det. Det betyder mindre pres HR- og rekrutteringsindsatsen, og en effektiv og målrettet it-organisation.

De eksterne leverandører af it-administration vil også ofte levere månedlig/kvartalsvis rapportering, der giver et overblik over sundhedstilstanden af virksomhedens it, og hvorvidt det nuværende setup lever op til standarder, som eksempelvis de stigende lovgivningskrav.

Vælg en leverandør, der matcher virksomhedens behov

Ikke alle virksomheder er skabt lige - især når det gælder teknologi. Det kræver stor indsigt og forståelse at opfylde brugernes behov, mindske risikoen og styre udgifterne, samtidig med at man får det maksimale ud af de teknologiske nyheder. Derfor giver det god mening at gennemgå virksomhedens aktuelle it-strategi for at se, om det giver større værdi og er mere effektivt at lade de it-services, der p.t. varetages internt, blive leveret af en ekstern leverandør.

Før I træffer en beslutning, så husk, at alle leverandører tilbyder en række forskellige services til forskellige priser. For at I kan vælge den leverandør, der passer bedst til jer, har vi lavet en liste med spørgsmål, I bør stille de potentielle leverandører, I taler med:

• Har leverandøren ekspertise inden for driftskritiske forretningssystemer? Hvis I vil have en leverandør til at stå for et konkret forretningssystem (eksempelvis jeres ERP-system), skal I sikre jer, at de kan dokumentere både erfaring og kunder.
• Påstår leverandøren, at de er eksperter på alle områder? Vær forsigtig med leverandører, der lader til at kunne det hele, men ikke mestrer noget af det. Vælg i stedet leverandører, som er virkelig dygtige til det, I har behov for – også selvom det betyder, at I skal benytte mere end en. De bedste leverandører samarbejder gerne med andre om at dække virksomhedens behov.
• Har leverandøren erfaring med jeres konkrete branche? Inden for brancher med høje lovgivningskrav kan en leverandør med den rette ekspertise hjælpe jer med både at leve op til den nuværende lovgivning og planlægge jeres it-udvikling op mod kommende krav.
• Investerer leverandøren i sine medarbejdere? Hvilke typer certificeringer kræver de, at de ansatte har? Det er altafgørende for den fortsatte vækst og udvikling, at en virksomhed investerer i sine medarbejdere – og det får også indflydelse på din virksomhed.
• Hvor ligger jeres svagheder, og kender I dem overhovedet? Kan leverandøren hjælpe jer med dem? Find en samarbejdspartner, som kan identificere disse uoverensstemmelser og komme med løsninger – I kan undgå mange problemer for jer og den potentielle samarbejdspartner ved at foretage en vurdering på forhånd.
• Ved at få sin it administreret eksternt gør man it-organisationen mindre udsat, men hvad hvis I har brug for support, når det kniber? Vurder, om den support, jeres organisation har behov for, kan udføres via fjernadgang, eller om support på stedet er et krav.
• Styrer leverandøren sine egne ressourcer, eller outsourcer de også de services, de tilbyder? De leverandører, der har de bedste services, benytter typisk deres egne ressourcer, selvom det koster ekstra – det kan godt betale sig.
• Vil leverandøren udfordre jer til at gøre tingene bedre eller anderledes? Nogle leverandører tager bare imod ordrer – andre er ægte samarbejdspartnere, der tør udfordre jeres rutiner og overordnede it-strategi. Vælg en leverandør, som forstår virksomhedens målsætning, og som tør tage den svære eller ærlige snakke om, hvad I gør forkert.
• Tilbyder leverandøren fleksible aftaler? De fleste leverandører har aftaler, der løber i minimum 12 måneder, men det er heller ikke unormalt med 2- til 3-årige aftaler. Som med alle forpligtelser gælder det om at forstå betingelserne for ophør eller fornyelse. Hvis jeres virksomhed bliver større eller mindre, har I brug for at kunne skalere op eller ned alt efter virksomhedens konkrete behov.
• Hvor stor erfaring har leverandøren med lokale datacentre og cloudløsninger? Skyen bliver stadig mere udbredt blandt mellemstore og store virksomheder. De fleste virksomheder enten udnytter skyen til fulde, vælger en hybridløsning eller har planer om et skift i den retning. Vælg en samarbejdspartner, der kan håndtere dette skift.