Sådan vælger du business intelligence-løsning

Introduktion

Valg af business intelligence (BI)-løsning handler om at finde den løsning, som bedst matcher virksomhedens forretningsmål og tager højde for både organisation og teknologi, samt hvordan løsningen skal anvendes i virksomheden. Det er også nyttigt at se bredt og nuanceret på omkostningskalkulen ved at erhverve og drifte en BI-løsning. Den rigtige løsning, implementeret og anvendt på den rigtige måde, understøtter og automatiserer virksomhedens beslutningsprocesser og er et afgørende bidrag til at realisere virksomhedens forretningspotentiale.

I dag er det en realitet, at datasiloer hæmmer de analytiske præstationer i mange organisationer. Det sker samtidig med, at efterspørgslen på mere agile analyseløsninger stiger kraftigt, og at BI er blevet et kritisk element i forhold til at drive effektiv forretning.

Det har fået mange til at italesætte ”selv-service BI-løsninger”, hvor brugerne selv kan skræddersy eller tilpasse løsningen. Dette giver dog store udfordringer med ”én version af sandheden”. Konsulenthuset Gartner Group vurderer, at mindre end 10 procent af selv-service BI-løsningerne formår at håndtere datakvalitet/-konsistens på en sådan måde, at det ikke skader forretningen. Resten af løsningerne har negativ indflydelse på forretningen.

Balancen mellem individets og afdelingernes behov for frihed og agilitet samt hele organisationens behov for sikkerhed, governance og overblik er en central nøgle til succes med BI i dag.

Så hvordan vælger man den rigtige løsning?

Der er intet entydigt svar på, hvilken BI-løsning der er den rette, men dette whitepaper hjælper dig til at skabe det rette fundament for at vælge mellem de mange BI-løsninger på markedet. Vi kigger nærmere på faktorer som fx: Hvordan du forankrer BI i virksomhedens dagligdag og hvilke henholdsvis organisatoriske, teknologiske og anvendelsesorienterede faktorer, der er væsentlige.

Hvad er BI?

Business Intelligence (BI) er databaseret beslutningsstøtte. BI er grundlæggende indsamling af data fra virksomhedens it-systemer, som bearbejdes for at skabe viden og indsigt i virksomhedens forretningsprocesser. Det handler om at tilvejebringe og bearbejde de rette data på den rette måde til de rette personer i virksomheden, så beslutninger, der har indflydelse på forretningen, bliver så faktabaserede som muligt. En god BI-løsning omfatter bearbejdning, analyse og ikke mindst præsentation af data, ligesom dataene kan integreres med virksomhedens øvrige it-systemer.

BI-markedet er i hastig udvikling både på grund af forandringer i virksomhedernes beslutningsprocesser, forandringer i datamængde og -landskab og den teknologiske udvikling. Der sker en næsten eksponentiel udvikling i big data, dataanalyser og dataudnyttelse, og mange virksomheder får i disse år øjnene op for, hvor vigtigt det er

1) at udnytte eksterne og interne datakilder til at kvalificere forretningsbeslutninger, og

2) at være i stand til at reagere hurtigt.

Skift fra teknologidrevet til forretningsorienteret

Markedet for BI-løsninger har de sidste år bevæget sig fra et stærkt teknologifokus til nu at være mere forretnings- og brugerorienteret. Det er en udvikling, der har været i gang i flere år. Opsætning af BI-løsninger var tidligere meget afhængig af it-afdelingen og var derved en meget centraliseret proces drevet af de teknologiske muligheder. Sådan er det ikke længere. Gartner forudsiger i ”Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms” fra februar 2016, at området i 2018 vil være præget af følgende kendetegn:

• Flertallet af forretningsbrugere og analytikere i virksomhederne vil have adgang til selvservice-værktøjer, der kan analysere og præsentere data.
• Flertallet af stand alone-løsninger til selvservice-baserede datapræsentationer vil enten være ekspanderet til at være end-to-end BI-platforme, der dækker hele processen fra indsamling over analyse til præsentation eller være integreret i eksisterende BI-platforme.

Moderne BI-løsninger er altså kendetegnet ved højere brugervenlighed og større fleksibilitet for brugerne, der i høj grad selv kan analysere og præsentere data uden at være afhængige af tidskrævende opsætninger fra it-afdelingen. Det understøtter virksomheders behov for at være agile og adrætte samt være i stand til at reagere hurtigt på skift i markedet.

En BI-løsning skal understøtte et bredt spektrum af brugere, hvor mange er forbrugere, færre er producenter af data, og nogle få er deciderede superbrugere/data scientists, som alle kan udarbejde og udveksle viden inden for den samme platform.

Disse behov dækker en BI-løsning

Der er særligt fem udfordringer, som driver virksomhedernes behov for en BI-løsning.

• Hastighed: En langsom rapporteringsproces hæmmer beslutningsevnen, beslutningshastigheden og mulighederne for at opstille præcise forecasts og budgetter samt være på forkant med markedet.
• Mængden af data: Store mængder data oversvømmer de tidligere så brugbare Excel-ark og gør dem uoverskuelige, langsomme, fejlbehæftede og ufordelagtige.
• Datakvalitet: Upræcise og fejlbehæftede rapporteringer giver dårlige forretningsbeslutninger.
• Opdateret indblik: Det er svært for mange ledere i virksomhedens funktioner at få adgang til troværdigt, dybt og ikke mindst opdateret (realtid) indblik i virksomhedens data.
• Tids- og ressourcepres: Mange ledere, medarbejdere og organisationer er pressede på deres tid, og jo mere tid de kan frigøre fra indsamling og rensning af data, jo mere tid kan de bruge på reelt værdiskabende aktiviteter.

En god BI-løsning kan bidrage kraftigt til at imødekomme alle disse fem udfordringer.

Den organisatoriske dimension

En BI-løsning skal bruges af organisationen og understøtte funktionernes og medarbejdernes behov for beslutningsstøtte. Den allervigtigste forudsætning for, at BI-løsningen kan være en succesfuld hjælp for organisationen, er at afklare:

• Hvad er målet med at implementere en BI-løsning?
• Hvordan skal den forankres i dagligdagen?

Med et udgangspunkt som dette er du godt på vej til at blive en del af den privilegerede tredjedel af implementeringerne, der anvendes – og skaber værdi – hver eneste dag.

Businesscase som styringsværktøj

Det skal være tydeligt, hvem der ejer BI-løsningen, hvad målene for udbredelsen er, hvordan det skal gøres, og hvornår målene skal være indfriet. Det kan være nyttigt at udforme en businesscase for indkøbet, der også tager højde for den effekt, implementeringen vil have på nuværende medarbejdere, især hvis der er nøglepersoner eller analytikere, som hidtil har udført rapporteringen i manuelle regneark.

En businesscase kan spille en afgørende rolle for at få succes med BI-investeringen og tilhørende forandringer. Den hjælper med, at:

• Ledelsen engagerer sig i prioriteringer af indsatser og ressourceallokeringer
• Skabe konsensus om målsætninger
• Sætte retningslinjer og ambitionsniveau
• Sikre et styrings- og ledelsesredskab for implementeringen
• Fungere som styringsramme for gevinstrealiseringen

Forandring. følelser og forsvar

Den traditionelle tilgang til BI har i stor udstrækning bestået af selvudviklede systemer, baseret på et antal regneark, der hver 14. dag eller hver måned gennemførte en datakørsel og leverede de ønskede forretningsdata. Systemerne er typisk vokset organisk, så mængden af regneark, der skal dække behovet for forretningsdata og analyser, med tiden er blevet ganske anseelig. Der kan nemt være tale om et tocifret antal regneark, og der er eksempler på større virksomheder med flere hundrede regneark, der binder virksomhedens dataflow sammen.

Mange virksomheder benytter sig stadig af denne meget håndholdte BI-model, der kræver betydelige mandetimer hver 14. dag eller måned, og gør virksomheden afhængig af nogle få nøglemedarbejdere, som kan håndtere regnearksystemet. Regnearksystemet giver også meget lav transparens i forretningen, hvilket betyder, at virksomhedens styring er usikker, og at reaktionsevnen er lav.

At gå fra regnearksmodellen til en automatiseret og moderne BI-løsning er derfor en stor forandring. Det betyder, at medarbejdere vil blive udfordret på deres behov for tryghed og på deres vaner. Mange vil opleve, at de skal arbejde på en anden måde, hente data på en anden måde og håndtere et nyt system. Og de få nøglemedarbejdere, der har håndteret regnearkene, bliver utrygge, fordi de skal afgive en magtbase, de tidligere har haft monopol på. Det er altså en forandring, som typisk vil vække følelser i organisationen og ændre medarbejdernes hverdag. Det vil derfor ofte lede til et vist forsvar for status quo og en åben eller skjult modstand mod at indføre et nyt system.

Find den rette sponsor

Den vigtigste forudsætning for at håndtere denne forandringsopgave, når en virksomhed vælger at investere i at implementere en moderne BI-løsning, er at udpege den rigtige sponsor for implementeringsprojektet. Det skal være en sponsor med den rette organisatoriske placering og med synlig opbakning fra topledelsen, og det skal være en person med stor personlig gennemslagskraft. Sponsoren skal fungere som ankerperson, der kan drive forandringsprojektet. Det er også vigtigt for at undgå, at udbredelsen af BI-værktøjet bliver begrænset til den afdeling, som træffer beslutningen, fordi ingen andre ser den værdi, et BI-værktøj tilbyder.

Tag ét skridt ad gangen

Mange virksomheder vil have en naturlig tendens til at udrulle en investering som en BI-platform til hele organisationen på én gang. Men det kan være en god idé at spise elefanten én bid ad gangen og starte ét sted, udvælge sig nogle specifikke mål, implementere i et afgrænset område og så udbrede mål og erfaringer til flere afdelinger. Der er mere risikostyring, bedre ressourceudnyttelse og mere læringsopbygning i en trinvis implementeringstilgang.

Husk kompetenceudviklingen

En BI-løsning er et strategisk værktøj, fordi det løbende leverer det datamæssige grundlag, som virksomhedens ledere og medarbejdere træffer beslutninger ud fra. Den daglige drift vil derfor være kraftigt påvirket af det beslutningsgrundlag, som BI-løsningen leverer. Topledelsen skal være indstillet på ikke bare at investere i indkøb, men også i uddannelse og allokering af ressourcer. BI er ikke helt ligetil, og det har stor strategisk betydning. Det skal derfor heller ikke ”bare” være noget, man lægger ovenpå den almindelige medarbejders hverdag. Business intelligence kræver specialisering og dedikation, hvis virksomheden vil indfri det fulde potentiale. Det vil derfor ofte være en god idé at frigøre ressourcer i organisationen til at kunne fokusere på business intelligence-implementeringen og -rapporteringen.

Det er vores erfaring i vores arbejde med at rådgive hundredvis af virksomheder med valg og implementering af BI-løsning, at det i mange tilfælde kan være en god idé at etablere en egentlig BI-gruppe eller måske en decideret BI-afdeling i virksomheden. Fordelene ved en BI-gruppe er, at det skaber:

• Synlighed og opmærksomhed om BI-løsningen og brugen af rapporterne
• Styrket erfaringsudvekslingen og kompetenceudviklingen på BI-feltet

Se BI som en holdsport: Genbrug indhold og data på tværs af organisationen. Udveksl idéer og operationalisér det på tværs. Skab en fælles integreret platform, som også kan bruges decentralt i de mindre afdelinger. Og byg en organisation, der kan understøtte disse ”lokale” initiativer.

Den teknologiske dimension

Det er væsentligt for både omkostninger, kompetencer, ressourcetræk og sikkerhed at undersøge, hvordan løsningen er skruet sammen rent teknologisk. Det er fx vigtigt at kortlægge, hvilke kompetencer virksomheden allerede besidder, og dernæst afklare hvilke kompetencer virksomheden ønsker at investere i. Der et stort udvalg af BI-løsninger på markedet, men mange af dem kræver, at virksomheden enten selv skal kode dem eller tilkøbe konsulentydelser, der kan kode.

Oplagte faktorer at undersøge nærmere er:

Standardsystem kontra tilpasning

Der er fordele ved både tilpassede og standardiserede it-systemer. Men helt overordnet gælder det: Jo mere tilpasset en BI-løsning er, jo dyrere og besværligere er den løbende vedligeholdelse og opgradering. Jo mere standard en løsning er, jo billigere og lettere er den løbende vedligeholdelse, og jo mindre sårbar bliver virksomheden over for, at tekniske nøglemedarbejdere forlader virksomheden. Dette er en vigtig afvejningsmanøvre.

Omkostninger til opstart og drift

Markedet for BI-løsninger er mangfoldigt. Der er dels løsninger, som dækker hele processen fra indsamling over bearbejdning og analyse til præsentation af data i et tæt integreret samspil med virksomhedens øvrige it-systemer, ligesom der er løsninger, som kun fokuserer på at præsentere data. Der er også en del løsninger, hvor virksomheden skal tilkøbe moduler, hvis rapporter skal præsenteres i tabeller, skemaer eller andre visuelle præsentationer – eller eksporteres til pdf eller Excel. Der er endvidere forskellige prismodeller, hvor nogle løsninger har lave opstartsomkostninger, men højere driftsomkostninger, fordi løsningen for eksempel forudsætter en dyr SQL-server. Det er derfor vigtigt at undersøge og gennemtænke behov og løsning: Dækker denne løsning hele spændvidden i vores behov, og hvordan ser det samlede omkostningsbillede ud, når alle omkostningsfaktorer bliver taget med i betragtning?

Den anvendelsesorienterede dimension

Hele pointen med at investere i en BI-løsning er, at den bliver brugt af virksomhedens medarbejdere som støtte til de mange beslutninger, der hver dag skal foretages i den daglige drift. Når du vælger BI-værktøj, er det derfor vigtigt, at du finder frem til en BI-løsning, der anvendelsesmæssigt passer godt til jeres organisation og jeres forretningsmål.

Uddannelse og ressourcer

Det kan være nyttigt at overveje, præcis hvem du ønsker skal kunne hvad og hvor hurtigt. Det enkelte BI-værktøj kræver uddannelse og vil i nogle tilfælde kræve et forudgående kendskab til kodning. Tag et kig på de menneskelige ressourcer eller kompetencer, I allerede har, de mål I ønsker at opnå, hvilke ressourcer det kræver med det enkelte værktøj, fra hvor I står nu.

Nyttige spørgsmål kan være:

• Vil I selv være i stand til at bygge jeres rapporter og vedligeholde jeres løsning?
• Og hvis ja, hvad kræver det så af organisationen?
• Hvor højt et teknologisk niveau kræver det blandt jeres medarbejdere?
• Og kan en billig investering nu kræve tilsvarende dyre investeringer i uddannelse af nuværende medarbejdere eller indkøb af dyre konsulenttimer?

Find de rette superbrugere

Hvordan får I regnearksfolkene med på udviklingen? Nogle vil måske ikke være villige til at flytte sig – så find dem, som synes, det er interessant. Det behøver ikke nødvendigvis være dem, som laver rapporter i dag, men kan sagtens være en forretningsbruger, som ender som superbruger. Det vil ofte være dem, som ser på den faglige relevans og ikke på den enkelte udregning. Det sidste er vigtigt, fordi BI-løsningen jo skal skabe forretningsmæssig gevinst.

Stil krav til præsentationerne

Det er også vigtigt, at I nøje overvejer jeres krav til, hvordan rapporteringerne bliver præsenteret i organisationen. Rapporteringerne skal jo bruges, og det er derfor kritisk, at de er lettilgængelige i et format, som brugerne finder let at tilgå. Nyttige spørgsmål kan være:

• Hvor visuelt bliver rapporteringerne præsenteret?
• Kan dataene præsenteres i tabeller, der er nemme at arbejde med for brugerne?
• Skal rapporterne automatisk opdateres, eller skal brugerne selv opdatere efter behov?
• Bliver præsentationerne automatisk skaleret op, når virksomheden udvider?
• Skal præsentationerne være standard eller brugertilpassede?
• Hvor brugervenligt er det at bygge rapporter i løsningen?
• Hvor mange medier skal kunne tilgå BI-rapporterne?
• Og skal rapporterne kunne formateres og distribueres via mail som pdf-filer, Excel-ark…?

Husk hele tiden på at granske: Er dette et it-teknisk projekt, eller er målet at levere beslutningsgrundlag for forretningsfolk?

Pas på med selvservice

Mange BI-løsninger tilbyder brugerne høj grad af selvservice, så brugerne selv kan tilpasse rapporterne til det format, de ønsker. Det kan være smart, men det kan også være en hæmsko for udbredelsen og anvendelsen. Mange medarbejdere er pressede og har travlt. Hvis det er bare lidt tidskrævende eller lidt kompliceret selv at bygge en rapport, vil mange springe over. En BI-løsning kan være nok så avanceret og smart, men hvis den ikke bliver anvendt af brugerne ”ude på gulvet” i forretningen, vil den aldrig indfri noget som helst potentiale. En anden risiko ved selvservice er, at det kan skabe flere versioner af sandheden og forhindre, at medarbejdere taler ud fra det samme grundlag. Det kan lede til konflikter, hvis rapporterne bruges til at argumentere for, hvorfor den ene har mere ret end den anden.

Gevinster med Business Intelligence

En velvalgt og velimplementeret BI-løsning kan tilføre store gevinster for en virksomhed både på den korte og den lange bane. Den vigtigste og mest overordnede gevinst er, at:

BI-løsningen kan sikre, at alle dele af virksomheden løbende afstemmer sine aktiviteter og sit fokus med de strategiske mål.

Derudover omfatter de mest almindelige gevinster:

• En mere datadrevet virksomhed, hvor 60-70 procent af alle forretningsbeslutninger er baseret på valide data
• En rapportering, som leverer hurtigere på flere parametre og hurtigere kan justeres til at skabe nye rapporter
• Afsløring af slør i stamdatakvalitet – som er forbundet med store skjulte omkostninger
• Vigtige data bliver leveret proaktivt til rette vedkommende
• Opstilling af én version af sandheden, så alle taler ”samme sprog”
• Højere forandringstakt
• En forenkling af rapportering, som gør det nemmere for brugerne
• Bedre og mere visuelle præsentationer, så rette data kommer hurtigere og længere ud i organisationen

Tjeklisten

Husk at overveje følgende, når I skal vælge jeres kommende BI-løsning:

1. Kortlæg jeres forretningsmæssige behov på et passende niveau – hverken for overordnet eller for dybtgående.
2. Udarbejd en businesscase som et styringsredskab, der sikrer, at I får alle relevante aspekter ind i beslutningsgrundlaget. Husk at allokere ressourcer til kompetenceudvikling.
3. BI skal have synlig opbakning fra topledelsen, ellers er det en dødsejler.
4. Udpeg den rette sponsor, som har gennemslagskraft og kan sikre fremdrift.
5. Afklar fokuspunkter for projektet – evt. sammen med potentielle implementeringspartnere. Det omfatter tidsplan, projektorganisering, udbudsflow og opbygning af kravspecifikation. Sørg for, at kravspecifikationen er forretningsorienteret og ikke teknologiorienteret.
6. Afsøg markedet for systemer, leverandører og implementeringspartnere, og indhent tilbud fra de to til fem mest relevante.
7. Sammenhold kravspecifikationen med softwarehusets standardsystem: Kan standardsystemet rumme jeres behov, eller bliver der behov for dyre tilpasninger og tilkøb af ekstramoduler, nye servere etc.?
8. Vælg en løsning, som kan starte småt og skaleres op i takt med jeres behov.
9. Husk, at BI kræver kompetenceudvikling og prioritering af ressourcer.