Undgå de syv dødssynder i valget af ERP-partner

Introduktion

En moderne ERP-løsning er den rygrad, der kobler alle virksomhedens processer sammen. Det er derfor også den vigtigste forudsætning for at kunne optimere fx supply chain, kvalitetskontrol, produktudvikling, salgsforecast og alle de andre elementer, der er nødvendige for at være konkurrencedygtig.

Mange virksomheder investerer gerne i ERP-systemer, der er beregnet til at virke stort set uforandret i mange år frem. Det giver selvsagt god mening i en situation, hvor der er mere end rigelig tid til at håndtere de skiftende krav, tiden måtte bringe. Satsningen kan dog vise sig særdeles kostbar eller måske endda livstruende, den dag konkurrence- og markedsforhold begynder at forandre sig langt hurtigere, end man hidtil har været vant til, hvilket virksomheder i mange brancher har erfaret.

Selvom det er vigtigt, at din næste ERP-løsning kan løse dine nuværende udfordringer, er det afgørende at sørge for, at den også er gearet til fortsat udvikling og tilpasning. Ellers risikerer du, at løsningen bliver en hæmsko for de omstillinger, virksomheden helt sikkert kommer til at skulle gennemgå inden for løsningens samlede levetid, der let kan løbe op i ti år eller mere.

En fleksibel ERP-løsning kan støtte din virksomhed i denne forandringsproces, uanset om der er behov for at inkorporere nye processer, digitalisering, at tilpasse forsyningskæder eller at optimere i forhold til ændrede afsætningsmønstre.

Alligevel behandles udvælgelse, design og implementering af et nyt ERP-system mange steder som en opgave, der primært hører til i it-afdelingen. Måske ser it-afdelingen endda selv grund til at holde ledelsen langt fra projektet. Måske forsøger man – for at opnå en bedre pris – at holde kortene tæt til kroppen eller at spille leverandører ud mod hinanden. Måske er prissætningen den bestemmende faktor for, hvilken leverandør man vælger.

Samtidig betragtes ERP-implementering ofte som et afsluttet projekt, når go-live er overstået, selvom det i virkeligheden ofte først er her det afgøres, om systemet bliver en succes eller fiasko. Forandringsledelse, support og overblik over i vedligeholdelsesopgaver, løbende tilpasning af processer til brugernes behov og videreudvikling samt monitorering af systemets performance glider ofte i baggrunden, når det milliontunge implementeringsprojekt er væltet af projektlederens skuldre, og de endelig kan ånde igen. Derfor efterlades brugere og it-afdeling ofte alene med et system, der har potentiale, men hvor forankringen af den nødvendige forandring er forsvundet fra radaren.

Alle disse handlemønstre rummer faremomenter, der let afsporer arbejdet med at vælge og implementere den løsning, der styrker virksomhedens konkurrencedygtighed, hvilket kan blive kostbart, tidskrævende og i yderste konsekvens måske endda fatalt.

1. Du tror, at du blot køber softwarelicenser

Markedet for standardbaserede ERP-platforme til mellemstore og store virksomheder er præget af få globale platformsleverandører såsom Microsoft og SAP. Derfor er det måske nærliggende at formode, at det ikke gør den helt store forskel, om din virksomhed køber sit standardbaserede ERP-system hos den ene eller den anden lokale virksomhed, der designer, tilpasser og implementerer systemet.

Det er dog langtfra hele sandheden. Når du indgår en aftale med en ERP-partner, rummer den ganske rigtigt et antal licenser, men det, du betaler for – og som adskiller den ene partner fra den anden – er branchekendskab, metodik, kompetenceniveau og efterfølgende samarbejde. Dette omfatter opdateret og håndgribelig erfaring med, hvordan den pågældende ERP-platform designes, tilpasses, implementeres og vedligeholdes, så den modsvarer behovene. En it-partner kan have nok så megen erfaring fra fx forsynings- eller transportbranchen, men det er ikke nødvendigvis en fordel i din organisation, som har helt andre processer, udfordringer og omsætningsmønstre.

Desuden bør du vælge en partner, der kan udfordre din virksomhed og din ledelse på spørgsmålet om, hvordan virksomheden gøres klar til de udfordringer, der venter forude. Partneren skal også kunne give kompetente og opdaterede bud på, hvordan ERP-systemet forberedes til at håndtere branchespecifikke muligheder og forandringer nu og fremover.

2. Du definerer dine behov efter fortidens udfordringer

Langt de fleste landeveje ligger nogenlunde samme sted i dag som for 300-400 år siden, da varer blev transporteret mellem lands- og provinsbyer på hestekærre. Vejenes forløb modsvarer ganske vist ikke nutidens bolig-, transport- og erhvervs-mønstre specielt godt, men de er urimeligt kostbare at lave om på. Derfor tilpasser man sig de mange sving og omveje, for der er ikke rigtig andre muligheder.

Tilsvarende er din nuværende ERP-løsning en afspejling af de krav, der var gældende for 8-12 år siden, da løsningen blev sat i drift. Når organisationen nu overvejer en ny løsning, er der sandsynligvis mange steder, hvor I gerne ser, at den kommende løsning understøtter jeres aktuelle processer og behov langt bedre, end det nuværende system er i stand til. Disse krav er i sagens natur heller ikke statiske. Derfor bør du benytte anskaffelsen af et nyt system til både at prioritere de eksisterende behov endnu skarpere og at indtænke den fleksibilitet, der gør det muligt at tilpasse ERP-system og arbejdsgange i takt med, at nye markedsforhold, muligheder og udfordringer opstår.

Iboende fleksibilitet i ERP-systemet gør det fx markant nemmere og hurtigere at omstille, automatisere og digitalisere processer, og understøtte ændringer i forsyningskæder og partnerskaber. Det er dog vigtigt, samtidigt at bevare overblikket over, hvad eventuelle specialdesignede, løbende tilpasninger af systemet betyder for muligheden for at opdatere det, og hvordan man på bedst mulig måde holder vejen åben for kommende versioner af systemet.

Det er også afgørende at sikre nem tilpasning af sin værdi- og forsyningskæde i takt med, at leverandørsituation, afsætningsforhold, lovgivning, priser og andre forhold ændrer sig. Det kræver en høj grad af fleksibilitet og gennemsigtighed i ERP-systemet.

Tidligt i projektforløbet bør din virksomhed således sørge for at udarbejde:

Listen bør herefter organiseres og prioriteres skarpt, så højst 5-7 % af alle kravene defineres som helt uomgængelige, da det ellers er urealistisk at finde en løsning, der lever op til jeres specifikationer uden at koste spidsen af en jetjager. Denne fremgangsmåde sikrer både, at du bliver i stand til at vælge en fleksibel løsning, og at jeres nuværende og essentielle processer kan rummes.

Med dette arbejde har din virksomhed et godt grundlag for at finde et nyt ERP-system. Allerede tidligt bør ledelsen dog have en aktie i processen, hvilket leder os videre til den næste ’dødssynd’.

3. Du tror, at ERP handler om it, og it-afdelingen kører projektet alene

Et ERP-projekt er ikke et it-projekt. Det er et forretningsprojekt understøttet af it-afdelingen.

Reelt hører udvælgelse af ERP-system og -partner – samt den senere tilpasning og implementering – til i kategorien af afgørende forandringsprocesser, der kommer til at trække spor gennem de næste mange års virke. Det kræver engagement og prioritering fra alle dele af virksomheden at skabe det nødvendige overblik og at komme med de input, der er forudsætningen for succes.

Populært sagt skal projektejeren være i stand til at besvare spørgsmål om, ”hvad der holder CEO’en og bestyrelsesformanden vågne om natten”, for det er præcis den slags aktuelle eller fremtidige udfordringer, ERP-løsningen skal designes til at kunne løse. Ligeledes skal du kun vælge en ERP-partner, der faktisk tør stille den slags nærgående spørgsmål – og bidrage til at besvare dem.

Det er eksempelvis helt afgørende, at en række industrispecifikke funktionaliteter er inkluderet som udgangspunkt, så der ikke løber ekstra omkostninger på udviklingen af f.eks. forecasting, procesunderstøttelse, kvalitetskontrol, logistikstøtte, planlægning af vedligeholdelse m.m.

Der bør også være en god intern projektstyring, så du kan opsamle erfaringer og omkostninger i forbindelse med den løbende produktudvikling. Ligeledes bør der være overblik over udviklings- og omstillingsomkostningerne, så du lettere kan overskue, om du over tid kan forvente at tjene penge på at udvikle, producere og markedsføre et bestemt produkt.

Helt optimalt tager topledelsen ejerskab og kommunikerer klart til den resterende organisation, at dette er et projekt af strategisk betydning, som alle forventes at prioritere trods en travl hverdag, et stort ansvar og mange andre opgaver.

Det tager tid og kræver indsigt, kompetence og vedholdenhed på tværs af organisationen at vælge en ERP-partner og at levere de forretningskritiske input, der er afgørende for det endelige projekts succes. Til gengæld kan det tage utallige kostbare og tidskrævende misforståelser i opløbet, og det sikrer, at løsningen til syvende og sidst understøtter dine strategier og visioner, i stedet for at organisationen er nødt til at lade sig begrænse af et rigidt system, der viser sig at være kostbart at lave om på.

Den resterende organisation spiller også en vigtig rolle i den efterfølgende proces – dvs. når der er valgt ERP-partner og formuleret krav og ønsker til ERP-systemet. Undervejs i implementeringsfasen skal forretningen inddrages for at sikre, at grænseflade og procesunderstøttelse modsvarer de konkrete behov og udfordringer. Ligeledes bør man – når løsningen er ved at være færdig – sørge for at simulere daglig drift med realistisk belastning for at sikre, at systemet også fungerer med det antal daglige transaktioner, integrerede processer og interaktioner med sekundære systemer, som det vil skulle håndtere.

Når løsningen i sidste ende er i stand til at understøtte, optimere og automatisere komplekse processer, vil investeringen i form af tid, ressourcer og ledelseskraft vise sig at være det hele værd.

4. Du holder leverandører på afstand af ledelse og forretning

Nogle it-afdelinger har en tendens til at holde kortene tæt til kroppen og køre hele eller dele af selv store og forretningskritiske udbudsprocesser på egen hånd. Nogle gange lukkes ledelse og forretning indenfor, når beslutningen er taget, og andre gange holder man dem på afstand længere endnu.

Det kan der være mange grunde til. Måske vil CIO’en og it-afdelingen helst fastholde kontrollen længst muligt og hindre spredning af viden, der kan give den øvrige organisation ’besværlige’ ideer. Måske har det bare altid været sådan – og ofte er topledelsen helt indforstået med at slippe for at tage stilling, fordi den har rigeligt at se til i forvejen.

Hvis du accepterer eller ligefrem tilskynder denne tendens, risikerer du imidlertid at lægge gift for det succesfulde ERP-projekt.

Tværtimod bør topledelsen engageres så tidligt som muligt og helst længe inden, din virksomhed vælger den ERP-partner, der skal drive jeres ERP-projekt – om ikke andet i erkendelse af, at:

5. Du tror, at prisen er den vigtigste faktor

Det succesfulde ERP-projekt handler om at vælge den løsning og ERP-partner, der sikrer dig en velfungerende, fleksibel og relevant løsning, som understøtter alle dine centrale forretningsprocesser.

Tilsvarende er opgaven i udbudsfasen ikke at finde den partner, der kan implementere billigst og hurtigst, for billigt kan – populært sagt – let ende med at blive dyrt, især hvis du ender med en løsning, der er dysfunktionel, utidssvarende, rigid eller på anden vis rammer helt ved siden af skiven.

Langt mere afgørende er det, at du entrerer med en ERP-partner, der blandt meget andet:

• Forstår og kan udfordre din virksomhed og dens ledelse
• Har evnen og modet til at stille grundlæggende spørgsmål om processer, forretningsgrundlag og udfordringer
• Vil kunne fungere som en kompetent, fleksibel og troværdig partner
• Kan skitsere, tilpasse og implementere en ERP-løsning, der er i stand til at løse og optimere processer og opgaver af stor operationel betydning for din virksomheds virke i en længere årrække

Som tommelfingerregel er den tid, du bruger i udbudsfasen på at samarbejde med potentielle partnere om opgavens karakter, derfor rigtig godt givet ud – dels fordi du med større sandsynlighed får valgt en partner, der faktisk forstår din virksomhed, hvilket i sig selv sparer megen tid og en lang række unødvendige misforståelser sidenhen, og dels fordi den endelige partner har en langt bedre forståelse af et projektgrundlag, I allerede er blevet enige om, og derfor kan komme hurtigere i gang.

Så hvordan udvælger man den ideelle ERP-partner? Det bedste udgangspunkt er naturligvis at afsøge markedet og spørge sig for med skyldig respekt for, at alle potentielle partnere bør have dokumenterede kompetencer inden for leverance af ERP-løsninger til industrien.

Dernæst bør du bede kandidaterne om referencer, der – selvom de i sagens natur vil være overvejende positive – kan give nyttig indsigt i den måde, ”deres” partner har ageret på. Ud over centrale spørgsmål om evnen til at overholde budget og tidsplan bør du stille spørgsmål om samarbejdsevner, udvist fleksibilitet, dybdekendskab til fremstillingssektoren og dens særlige udfordringer – samt naturligvis om, hvorvidt den endelige løsning faktisk formår at styrke forretningen.

Endelig bør du invitere 2-3 potentielle partnere til hver deres workshop, hvor du går i dybden med virksomhedens udfordringer og ønsker, og hvor din virksomhed og partneren gensidigt kan føle hinanden på tænderne. Dette tager selvsagt lidt ekstra tid, men skaber klarhed for alle parter og er i bund og grund langt bedre givet ud end at aflevere en lang og detaljeret kravspecifikation, som partnerne herefter skal give tilbud på baggrund af. Du kan desuden være forholdsvis sikker på, at de fleste partnere hellere vil bruge tid på et workshopforløb, før de afleverer projekttilbud og -oplæg, end at skulle tage udgangspunkt i en kravspecifikation.

Herefter vender kandidaterne tilbage med hver deres tilbud, hvorefter du kan vælge den endelige projektpartner på grundlag af både tilbuddet og det forudgående forløb med de input og den viden, det har bibragt.

6. Du satser på, at risikoen overgår til leverandøren

Når du har valgt en ERP-partner og underskrevet en kontrakt, indfinder der sig måske en trang til at læne sig tilbage og lade partneren tage slæbet, for er det ikke netop partnerens ansvar, at projektet kommer i hus? Intet kunne være mere forkert. Et ERP-projekt bliver aldrig bedre end det samarbejde, du har med partneren, og skulle projektet køre af sporet, får du ikke dækket de reelle tab, du kommer til at lide i den forbindelse. Selvom ansvaret er delt, ligger risikoen derfor i alle henseender primært på dine skuldre.

Ganske vist indeholder kontrakten givetvis klausuler om ansvar og bod i tilfælde af fx betydelige overskridelser af budget og tidsplan. Går alt galt, kan du i yderste konsekvens tilbageholde en del af den aftalte betaling eller måske endda vinde et civilt søgsmål.

Realiteten er dog, at det er din virksomhed, der står tilbage med et ERP-værktøj, der ikke fungerer og sandsynligvis heller aldrig kommer til det. Ydermere har I brugt store mængder ressourcer og tid på projektet og måske endda haft afledte tab i form af mistede kunder og ordrer undervejs, fordi det ikke har været muligt at fungere optimalt i en periode. Det indebærer i sig selv en risiko for betydelige tab af økonomisk og omdømmemæssig karakter, som reelt er umulige at kvantificere og sandsynliggøre i en retssal – og som du aldrig får dækket, uanset hvor stor og velkonsolideret ERP-partneren i øvrigt måtte være. Desuden skal du nu rulle det defekte system tilbage og starte den samlede proces forfra med en ny leverandør.

Det bedste udgangspunkt for succes er med andre ord at tænke sig godt om i valget af partner samt at gå ind i samarbejdet med åbne øjne, professionel vedholdenhed, gensidig respekt og viljen til at få det allerbedste resultat i hus.

7. Du inkluderer ikke cloud computing

Tidligere kunne man med rimelighed forvente, at et veldesignet ERP-system kørte uden grundlæggende funktionsændringer gennem dets 10-15-årige levetid. Sådan er det langtfra længere, og de stadig hyppigere ændringer i markedsvilkårene er kun en del af forklaringen. Et andet og lige så vigtigt element er, at ERP-løsninger – som megen anden software – i stigende grad distribueres og drives som cloudservices, hvilket kan være til fordel for dig som kunde.

Hvor det traditionelt har været et selvstændigt, tidskrævende og kostbart projekt at opdatere fx Microsoft Dynamics AX til en nyere version, sikrer clouden, at I kan være konstant opdateret. Dette har ikke mindst betydning i takt med, at tendensen går mod procescentrerede ERP-systemer med ejerskab over en stadigt stigende del af de forretningskritiske funktioner, der tidligere var spredt ud over sekundære systemer eller måske endda blev håndteret manuelt. I den forbindelse er det særligt vigtigt, at ERP-systemet i sig selv er nemt at holde ved lige og ikke fungerer som en hindring for at udvikle virksomhedens processer.

De cloudbaserede platforme giver tillige mulighed for let at holde løsningen konstant opdateret modsat den traditionelle metodik, hvor en funktions- og versionsopgradering var et omfattende og tidskrævende projekt for sig.

For nogle virksomheder er en cloudbaseret ERP-løsning allerede det eneste rigtige, mens andre ser tiden an. Med ERP-systemets lange levetid in mente bør du sikre dig, at din løsning som minimum er forberedt til at kunne gå i skyen – og at din partner har dokumenteret clouderfaring, der gør det muligt at skitsere en plan for, hvordan I kommer derop.

Endelig giver en cloudbaseret ERP-løsning mulighed for at omgå behovet for kostbare og begrænsede specialressourcer til fx at drive bagvedliggende teknologier såsom SQL Server, der er nødvendige for at køre en on premises-udgave af Dynamics AX. Det er dog vigtigt at bemærke, at du stadig har det fulde ansvar for dine applikationer. Her skal I vurdere, hvorvidt ressourcerne til at varetage den kontinuerlige support og vedligehold skal placeres internt i organisationen eller eksternt hos en specialiseret partner, der kan trække på et stort bagkatalog af niche-eksperter, når det bliver nødvendigt.