Replantearnos dónde y cómo trabajamos
Author: Maria Pardee y Dean Fernandes
En una época en la que la resiliencia lo es todo, rediseñar la experiencia en el trabajo se ha convertido en un elemento esencial para el negocio. Nos estamos replanteando la forma y la función de las oficinas, las plantas de las fábricas, los espacios de trabajo remotos e incluso las reuniones y los eventos.
¿Están listas tus salas de reuniones, los ascensores y las áreas de descanso? ¿Se sentirán seguros los empleados en tus líneas de producción? ¿Son tus teletrabajadores todo lo productivos que podrían ser? ¿Cómo interactúas con tus clientes?
La crisis impulsa con rapidez la adaptación a espacios de trabajo virtuales
La crisis del COVID-19 ha obligado a grandes empresas y organizaciones gubernamentales a desplegar con rapidez nuevas tecnologías y procesos para apoyar el teletrabajo. DXC Technology ha respondido a la llamada:
- Un grupo de 37 hospitales confiaron en DXC para medicalizar sus centros de soporte, instalar 3500 VPN y actualizar la gestión de redes para que los profesionales sanitarios pudiesen teletrabajar.
- Un contratista del sector de defensa recurrió a DXC para implementar un panel que mostrase dispositivos de 119 ubicaciones, entregar 1200 portátiles en 1 semana y encargarse de un incremento del 200 por ciento en llamadas al servicio de asistencia técnica en 1 día.
- Una empresa global del sector farmacéutico acudió a DXC para que estableciese un nuevo servicio de asistencia técnica basado en la nube y totalmente funcional en solo 48 horas.
Lee más de nuestras historias.
Este es el tipo de complicadas preguntas que las empresas se hacen a medida que se replantean no solo los espacios en los que trabajan los empleados, sino también las experiencias que tienen en ellos. Se producirán cambios en los espacios de trabajo físicos y en la forma en que trabajamos: las reuniones, la capacitación, las conferencias, etc.
El cambio siempre ha sido complicado, especialmente si es cultural. La Encuesta sobre liderazgo empresarial 2020 mostró que el 65 por ciento de los participantes creía que la reticencia a modificar los hábitos de trabajo supone un obstáculo para el cambio organizacional impulsado por la tecnología. Sin embargo, la rápida adopción del teletrabajo está dando un vuelco incluso a esta idea preconcebida.
En la actualidad, a muchos trabajadores les gusta trabajar desde casa y la flexibilidad que puede traer, no solo a ellos, sino también al negocio en su conjunto. Los empleados han descubierto una nueva dispocisión al cambio y la experimentación tanto en sus estilos de trabajo como en las herramientas de que disponen. Adoptando estas nuevas perspectivas y encontrando nuevas formas de reinventar la experiencia en el trabajo, te ayudará a prepararte mejor para el éxito.
Crear la apariencia y el aspecto de un nuevo lugar de trabajo
A medida que los empleados vuelven a sus oficinas o fábricas y se aventuran en espacios colectivos, será preciso realizar un uso creativo de nuevas tecnologías, políticas y prácticas para mantenerlos seguros.
Por ejemplo, desde sus teléfonos inteligentes se pueden habilitar nuevas formas de interactuar con el lugar de trabajo. En la oficina, estos dispositivos pueden sustituir a las tarjetas de acceso y utilizar sensores de presencia y GPS para detectar cuándo entran y salen los trabajadores. Un sensor de proximidad que utilice una LED infrarroja y un detector por infrarrojos pueden verificar lo cerca que un teléfono se encuentra de otros objetos o personas, lo cual puede ayudar a mantener la distancia adecuada.
Hoy por hoy, los teléfonos inteligentes pueden brindarnos un método sin contacto físico para reservar espacios de trabajo y activar las instalaciones donde se va a celebrar una conferencia. Asistentes y dispositivos inteligentes como Alexa permitirán controlar la iluminación y los PC, así como iniciar reuniones, compartir documentos o liberar las instalaciones cuando los empleados abandonen la sala.
Asimismo, los teléfonos inteligentes pueden proporcionar a los negocios información valiosa sobre la salud y la proximidad de los empleados, pero indudablemente generarán dudas en cuanto a la privacidad, como es natural. Cuando las empresas diseñan estrategias para el lugar de trabajo de la nueva normalidad y echan mano de nuevas soluciones, la privacidad y la seguridad de los datos personales deben evaluarse cuidadosamente. ¿Qué tipo de datos se recopilarán? ¿De qué forma pueden utilizarse y de qué forma no? ¿Quién puede acceder a ellos y cómo pueden mantenerse de forma segura?
Con miles de empleados en todo el mundo, DXC Technology trabaja para ayudar a que los trabajadores vuelvan al lugar de trabajo proporcionando soluciones innovadoras como las tarjetas virtuales para habilitar una entrada y acceso a las instalaciones sin contacto físico, aplicaciones y tecnología del Internet de las cosas (IoT por sus siglas en inglés) para facilitar el distanciamiento social, el saneamiento de las instalaciones y el rastreo de contactos.
Con toda probabilidad, las zonas de oficinas y las plantas de fábricas también cambiarán su apariencia. Esta reconfiguración del espacio de oficina para facilitar el distanciamiento social permitirá que los empleados ya no tengan que trabajar a unos pocos centímetros de distancia. El «hoteling», una forma de gestionar el espacio de oficina basado en reservas, donde los empleados programan el uso del entorno de trabajo, puede ir ganando terreno a medida que la presencialidad vaya siendo opcional para más empleados.
Un proveedor de suministros médicos introduce salas de reuniones más prácticas y seguras
Un proveedor de suministros médicos necesitaba racionalizar los procesos para administrar las salas de reuniones en toda su empresa. DXC implementó un servicio virtual que reconoce a los empleados en un entorno sin contacto y les permite controlar las reuniones con sus dispositivos personales. Los empleados pueden reservar espacios de reunión físicos e interactuar con teletrabajadores, haciendo así el proceso más práctico y seguro mientras mejoran el aprovechamiento de los inmuebles.
Replantearse la colaboración por medio de la virtualización
Las empresas no solo están replanteándose los espacios de trabajo; están repensando la experiencia en el lugar de trabajo por completo. Virtualizar todos estos elementos de forma útil impulsará el uso predominante de tecnologías que los equipos habían probado aquí y allá en un contexto empresarial, pero que aún no habían adoptado de forma generalizada.
Tecnologías más novedosas y atractivas, como la realidad aumentada y la realidad virtual, han madurado en el ámbito de los videojuegos y entrarán rapidamente en el lugar de trabajo. También estamos presenciando la expansión de la tecnología de dispositivos pórtatiles que que ayudó a los clientes a conectar de forma segura a un ingeniero de campo con un experto remoto para recibir orientación.
Imagina el típico caso de networking en un congreso: Interactúas con compañeros y amigos, charlando con uno, luego con otro, y así sucesivamente. En las salas de conferencias, intercambias ideas y colaboras con el grupo de forma organizada y coordinada.
Experiencias como estas pueden replicarse fácilmente en un entorno 3D virtual, dando a los asistentes el tipo de experiencia personalizada que podrían esperar en un contexto presencial. Seamos claros: no estamos sugiriendo que se vayan a terminar los congresos y las reuniones. Eso no va a suceder. Pero ¿qué sucedería si, una vez liberados de limitaciones geográficas, tuviésemos la capacidad de asistir virtualmente a más eventos e interactuar con personas de manera satisfactoria? A corto plazo, tecnologías como estas nos ayudarán a conseguirlo. A largo plazo, nos pueden ayudar a crecer y prosperar.
Lograr que el teletrabajo funcione
Proporcionar a los empleados opciones y experiencias personalizadas puede fomentar métodos de trabajo diferentes para aquellos que no estén listos para volver a la oficina. Brindar flexibilidad tiene ventajas, pero mantener la productividad y el compromiso de los empleados resulta fundamental.
Los agentes de soporte remotos obtienen mejores resultados
Un gran cliente experimentó un incremento del 30 por ciento en el volumen de pedidos y una reducción de la satisfacción de los usuarios. DXC aquirió rápidamente los recursos, el software y el hardware necesarios para permitir que los agentes de la empresa trabajaran desde casa. Mediante la priorización de llamadas y ajustando los horarios de trabajo de los agentes, se han logrado cumplir todos los parámetros especificados en el contrato de nivel de servicio y se ha incrementado la satisfacción del cliente hasta situarse en el 94 por ciento.
Las empresas están aumentando el ritmo. Global Workplace Analytics estimó que si bien solo alrededor del 3.6 por ciento del personal trabajaba desde casa a media jornada o más antes de la crisis del COVID-19, entre el 25 y el 30 por ciento teletrabajarán varios días a la semana para finales de 2021, de acuerdo con Kate Lister, presidente de Global Workplace Analytics.
Durante años a las empresas les ha preocupado que el teletrabajo pudiera afectar negativamente a la productividad. Sin embargo, recientemente han aprendido que cuando se hace bien, el teletrabajo funciona.
Por ejemplo, los trabajadores de centros de contacto, que previamente se ubicaban en espacios amplios divididos en cubículos, con empleadores que percibían que este era el entorno más productivo, han demostrado que pueden operar con la misma eficacia desde una oficina en casa adecuadamente equipada. Si bien este entorno puede resultar toda una novedad para algunos, existen muchas maneras de impulsar el compromiso y la inspiración de los teletrabajadores para que funcionen a su máximo de productividad.
En ocasiones, esto significa redescubrir y adaptar tecnologías ya conocidas, como el acceso remoto al escritorio o las videoconferencias. Por ejemplo, Microsoft Teams es una excelente herramienta de colaboración que podría expandirse. En sus nuevas funciones, estas tecnologías pueden utilizarse en muchas nuevas formas.
Pero aún quedan por delante desafíos que, si no se abordan, pueden traer como consecuencia la reducción de la productividad, la interrupción de proyectos y el incumplimiento de plazos de entrega, etc. Promulgar las políticas adecuadas y fomentar las mejores prácticas puede incrementar tus opciones de reconfigurar con éxito un nuevo espacio de trabajo colaborativo. Impulsa el compañerismo siempre que puedas, fomenta la confianza entre colegas de trabajo e invierte en equipos de alta calidad como unos mejores auriculares.
DXC extiende el uso de herramientas de colaboración virtual a más de 60 000 empleados
Con operaciones en 70 países, DXC necesitaba unificar la colaboración entre empleados y cambiar la cultura de la organización para crear un entorno de trabajo más ágil y en tiempo real. En una de las mayores implementaciones de Microsoft Teams, con más de 60 000 empleados, el servicio basado en la nube proporciona una seguridad más estricta, una integración de datos fluida y una mejora de la gestión del conocimiento. Los empleados están trabajando de manera más eficaz y mejorando los resultados de negocio.
Una conectividad fiable resulta igualmente importante. Replantéate elementos esenciales como la infraestructura de red para facilitar que se traslade más trabajo fuera del ámbito de la empresa. La necesidad de un ancho de banda que sirva a los clientes externos y a los partners también resulta de vital importancia.
Es posible que las cosas no vuelvan a ser como fueron. Pero cuando se les ha pedido, los empleados han podido cambiar y lo han hecho. Hacemos esto a medida que abandonamos nuestros antiguos hábitos y desarrollamos nuevas competencias. Los procesos que se han interrumpido y deteriorado pueden repararse y rediseñarse. Las antiguas y las nuevas tecnologías pueden adaptarse para ayudarnos a crear experiencias satisfactorias, ampliar nuestro alcance y expandir nuestro conocimiento. Adoptar el cambio nos puede hacer más resilientes y exitosos.
Cómo puede ayudar DXC
DXC Technology, líder de mercado en servicios avanzados del lugar de trabajo digital, ayuda a las empresas a asegurar la continuidad de negocio y a implementar nuevas formas de trabajar, conectarse y colaborar.
Apoyamos los programas seguros y fiables de vuelta al lugar de trabajo, la mejora de la conciencia operativa y el cumplimiento normativo, así como diversas tecnologías sin contacto, aplicaciones y servicios del Internet de las cosas (IoT) para fomentar la seguridad y la salud. Más información sobre las opciones sin contacto de DXC para el nuevo lugar de trabajo.
Sobre los autores
Maria Pardee es vicepresidenta sénior de DXC Technology y directora general en la oferta de Workplace and Mobility (lugar de trabajo y movilidad). La amplia experiencia que atesora Maria en el sector de TI global incluye especialización en la transformación de balances, alineación de TI y actividades principales, y entrega global de programas de TI a gran escala. Ha sido reconocida por Computerworld por su labor como líder de TI y ha sido nombrada por The Financial Times como una de las mujeres de mayor relevancia en el ámbito tecnológico.
Dean Fernandes es vicepresidente de Workplace and Mobility en DXC Technology. Está especializado en alineación de TI y actividades principales para clientes y en la entrega global de programas digitales de TI a gran escala. Dean ocupó con anterioridad diversos puestos de responsabilidad en Pearson Education, donde se encargó de impulsar la transformación digital del lugar de trabajo de la empresa. Dean también prestó sus servicios en CSC, ayudó a crear el portfolio MyWorkStyle y fue director general de la empresa de servicios de aplicaciones de red Nortel.