RPA: De la automatización a la inteligencia artificial

Un aspecto central de cualquier transformación empresarial exitosa es la automatización y, cada vez más, la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés).  La RPA, o bots de software, ayuda a automatizar desde las tareas repetitivas de los procesos empresariales hasta las funciones de gestión de la infraestructura en la nube.

De acuerdo con múltiples fuentes, como Gartner y Grand View Research entre otras, el mercado global de RPA se encuentra entre los de mayor crecimiento en el área de software empresarial. Cada vez más, estos bots recopilan e interactúan con datos confidenciales, sensibles, e incluso regulados, por lo que es crucial que se gobiernen adecuadamente. En los próximos años, es probable que se explote el acceso que se le da a los bots de RPA. Y serán las organizaciones que logren apalancar de forma segura sus bots las que tengan éxito. Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo.

Tener más información a nuestra disposición significa que somos capaces de tomar mejores decisiones de negocio. Pero hay otra cosa que también estamos descubriendo: a medida que los datos crecen, los procesos de negocio se multiplican y se expanden. Eso es porque a más datos, las organizaciones pueden rastrear, medir, reportar y auditar más facetas del negocio que nunca. Y a menudo, ese trabajo agregado incluye pasos extremadamente sencillos que tienen que repetirse una y otra vez.

Este es exactamente el tipo de trabajo que puede ser manejado por una rama de la inteligencia artificial que madura rápidamente y que es conocida como la automatización robótica de procesos (RPA).

El botón de fast-forward

RPA no es un ejército de máquinas que va a despedir a los empleados de oficina de sus escritorios, aunque así lo parezca. Por el contrario, RPA es una solución basada en software que viene a ser como un botón inteligente de fast-forward. Elimina las tareas repetitivas de un proceso para que los empleados puedan enfocarse en aspectos que son más interesantes y que añaden valor. Hay muchas actividades genéricas que se pueden gestionar en la empresa y automatizarse a través de RPA. Por ejemplo, RPA puede recibir, interpretar y procesar comunicaciones por correo electrónico que incluyan información sobre transacciones. Puede hacerse cargo de la tarea de consolidar la información utilizada para generar un número creciente de reportes regulatorios. Puede ingresar datos en múltiples sistemas simultáneamente o administrar procesos simples de revisión y aprobación.

Gran parte del trabajo asociado a los requisitos del back office, por ejemplo, puede automatizarse. RPA ayuda a disminuir la carga que cae sobre los colaboradores a la vez que les permite enfocar su tiempo en tareas más interesantes y estratégicas, o dar respuestas más personalizadas a los clientes.

Entorno de oficinas corporativas

La automatización ha recorrido un largo trecho. En el pasado, cuando hablábamos de la automatización, probablemente pensábamos en robots ensamblando autos en las líneas de montaje de una fábrica. En la actualidad, la automatización es mucho más común de lo que podríamos haber imaginado, tiene más beneficios de los que esperábamos, y avanza en áreas que no anticipamos, particularmente en el entorno de oficinas corporativas.

Cuando pensamos en la automatización de la oficina, tendemos a pensar en su uso en TI. Los departamentos de TI con visión de futuro ya han automatizado cosas como las copias de seguridad de datos; la gestión de sistemas, aplicaciones y configuraciones; el aprovisionamiento de almacenamiento; e incluso las respuestas a amenazas. Todo eso es maravilloso.

¿Y la contabilidad? Una amplia gama de productos de software de contabilidad permiten automatizar tareas como el control de gastos, la facturación a clientes, el registro de pagos y la conciliación de transacciones.

Identificar los procesos adecuados

Aun con el avance en tecnologías y metodologías de automatización de procesos, encontrar los procesos adecuados para automatizar sigue siendo una premisa difícil. Con mucha frecuencia, este reto es donde radica el primer punto de falla. Y se agrava por el hecho de que a veces el costo de automatizar supera con creces el beneficio en cuanto al valor real obtenido.

Pero primero, ¿qué ese entiende por “proceso”? Se trata de una transacción que es completada manualmente por un humano en una función de negocio —a menudo conocida como trabajo de back office o una tarea administrativa. Ejemplos típicos de procesos incluyen completar una comprobación de crédito para una solicitud de préstamo personal, revisar los documentos proporcionados en un reclamo de seguro, enviar una transferencia bancaria para liquidar una cuenta por pagar, generar una carta de oferta para empleados preseleccionados, realizar ajustes de pago para empleados como parte de la nómina, configurar el adeudo directo de un cliente o cambiar los detalles de éste. Algunas empresas están reinventando sus procesos de negocio con la automatización robótica de procesos (RPA). Utilizando RPA, una serie de robots de software recolectan y analizan información, manipulan datos y luego activan respuestas que se comunican con otros procesos digitales. Las instituciones financieras figuraron entre los primeros en adoptar RPA, ya que puede reducir considerablemente el error humano a la vez que disminuye el número de personas.

El punto de inicio de la automatización RPA es el punto de partida de la automatización para hacer más eficiente a su organización y ponerla en la ruta correcta hacia la IA. En este sentido es importante contar con un partner de TI:

• Que entienda la robótica como servicio y ofrezca una plataforma para la automatización de procesos que aproveche las tecnologías de robótica líderes de la industria a gran velocidad, sin la complejidad y el costo que normalmente se esperan.
• Con el alcance y la experiencia requeridas para desplegar APA a escala empresarial, en diversas industrias alrededor del mundo. En el caso de DXC, APA está respaldado por más de 1,000 expertos en automatización que han implementado más de 700 robots en los centros de entrega globales.
• Con capacidades de descubrimiento de procesos, servicios de asesoría y una fábrica de automatización dedicada para atender todas las necesidades de automatización robótica del cliente.
• Con fuerza de trabajo digital híbrida, lo que abre el acceso a una capacidad robótica prácticamente ilimitada, que se puede utilizar para abordar picos de transacciones estacionales o impredecibles.
• Con compromiso y capacidad de escucha para atender las necesidades y singularidades de cada compañía, de manera que asegure la alineación de la estrategia robótica con las estrategias de negocio y resultados objetivo.

Edición y compendio: Adrián des Rotours.

Fuentes

• “¿Piensa que los procesos complejos no se pueden automatizar con RPA? Piénselo de nuevo” (Rajesh Nair)
• “¿Qué es el RPA y qué significa para el proceso OTC?” (Dale Coyner)
• “Asegurando el crecimiento de RPA” (George V. Hulme)