Slik velger dere riktig leverandør til å administrere IT-systemet

Innledning

Nye teknologier som mobilteknologi, Business Intelligence (BI) og skyteknologi har gitt et forskjelligartet og komplekst IT-miljø som omfatter en rekke leverandører, prosesser og data, og som stiller store forventninger til utnyttelsen av disse mulighetene. Problemet er at de økende forventningene ikke nødvendigvis samsvarer med de pressede IT-budsjettene som mange virksomheter opererer med.

Derfor henvender mange virksomhetseiere seg til den store gruppen av IT-leverandører for å få råd om hvordan man håndterer forretningens krav, reduserer IT-kostnadene, støtter tilgjengeligheten og innfører ny teknologi.

Argumenter for IT-outsourcing

Med en ekstern IT-administrasjon får dere mulighet til å konsentrere dere om mer forretningskritiske forhold og strategiske funksjoner i stedet for å sitte ubehjelpelig fast i daglige IT-problemer.

Når man undersøker mulighetene for å bruke eksterne ressurser eller få IT-virksomheten administrert eksternt, er det avgjørende for å kunne lykkes på lang sikt at virksomheten knytter kontakt med den rette rådgiveren. Beslutningen får stor betydning for virksomhetens kunder, ansatte og interessenter. Nedenfor ser vi nærmere på hvordan IT-outsourcing påvirker forretningen og gir tips til hva som er viktig å huske når man velger leverandør til å administrere virksomhetens IT.

IT-outsourcing til fordel for virksomheten

Det er helt naturlig at alle virksomheter forsøker å øke inntektene, minimere risikoer, redusere kostnader og forbedre bunnlinjen for partnere og/eller aksjonærer. Vekst er med andre ord helt avgjørende for en virksomhet. Betyr det at virksomheten skal fortsette å ansette folk i takt med at inntektene øker eller for å kunne fortsette å være konkurransedyktig? Man kan argumentere for og imot, men i siste instans avhenger det av den enkelte virksomhet. Den største utfordringen er å skape flere inntektskilder internt og samtidig gi de eksisterende ressursene et løft – altså å opprettholde effektiviteten og jobbe smartere.

Så hvordan er det mulig å frigjøre interne heltidsansatte og organisere dem strategisk, slik at de genererer inntekter? IT-avdelingen omfatter sannsynligvis både teknikere, utviklere og supportpersoner. Ved å flytte de mer rutinepregede arbeidsoppgavene ut av IT-avdelingen kan disse medarbeiderne heller brukes på mer lønnsomme forretningsområder, slik at de interne IT-ressursene i stedet kan utvikle og implementere fleksible, kunderettede systemer som generer inntekter.

IT-outsourcing til fordel for medarbeiderne

Ved å frigjøre tid hos de interne medarbeiderne blir IT en inntektskilde og en del av forretningsstrategien i stedet for bare en årlig utgift. Teknikerne vil utvikle sin fagkompetanse ytterligere når de får tid og rom for nye utfordringer, og teamet får frigitt ekstra ressurser til å utføre oppgaver som bidrar til å utvikle forretningen.

Det gir dessuten mer tid til oppgaver som gjør medarbeiderne mer produktive. Når IT-avdelingen ikke er begravd i små, rutinepregede arbeidsoppgaver, blir det enklere for den å støtte organisasjonens behov. Det reduserer ventetiden for å få løst problemer og gjør at IT lettere kan påvirke produktiviteten generelt og ofte finne nye og bedre måter å håndtere gamle og velkjente problemer på.

IT-outsourcing til fordel for selskapets interessenter

Ekstern IT-administrasjon gir virksomhetens interessenter, som aksjonærer, ledelse, partnere og andre, ro i sjelen, fordi IT øker likviditeten og blir en inntektskilde. Ved å gå denne veien løper organisasjonen mindre risiko, ettersom de eksterne leverandørene disponerer et helt team av eksperter som kan støtte bestemte områder ved behov. Det betyr mindre press på HR- og rekrutteringsarbeidet samt en effektiv og målrettet IT-organisasjon.

De eksterne leverandørene av IT-administrasjon vil også ofte levere månedlige/kvartalsvise rapporter som gir oversikt over virksomhetens IT-status og hvorvidt det eksisterende oppsettet oppfyller standarder som for eksempel stadig strengere lovkrav.

Velg en leverandør som matcher virksomhetens behov

Ikke alle virksomheter er like – særlig ikke når det gjelder teknologi. Det krever god kunnskap og forståelse å dekke brukernes behov, redusere risikoen og holde kostnadene under kontroll samtidig som man får maksimalt utbytte av teknologiske nyheter. Derfor er det smart å gjennomgå virksomhetens gjeldende IT-strategi for å se om det gir større verdi og er mer effektivt å overlate IT-tjenestene som i dag håndteres internt, til en ekstern leverandør. Før dere tar en beslutning er det viktig å huske at alle leverandører tilbyr ulike typer tjenester til ulike priser. Som en hjelp til å velge riktig leverandør har vi laget en liste med spørsmål som dere bør stille de aktuelle kandidatene:

Har leverandøren fagkunnskap innen driftskritiske forretningssystemer? Ønsker dere at leverandøren skal ha ansvar for et konkret forretningssystem (f.eks. ERP-systemet), må dere forsikre dere om at vedkommende kan dokumentere både erfaring og kunder.

• Påstår leverandøren at den er ekspert på alle områder? Vær varsom med leverandører som tilsynelatende kan alt, men ikke mestrer noe hundre prosent. Velg i stedet leverandører som virkelig kan det dere har behov for – selv om det betyr at dere må bruke mer enn én. De beste leverandørene samarbeider gjerne med andre om å dekke virksomhetens behov.
• Har leverandøren erfaring med deres konkrete bransje? I bransjer med strenge lovkrav kan en leverandør med den rette ekspertisen hjelpe dere både med å oppfylle gjeldende lover og planlegge hvordan IT-virksomheten skal utvikles med tanke på fremtidige krav.
• Investerer leverandøren i sine medarbeidere? Hvilke typer sertifiseringer krever leverandøren av sine ansatte? For at en virksomhet skal oppnå fortsatt vekst og utvikling er det helt avgjørende at den investerer i sine medarbeidere – noe som også påvirker din virksomhet.
• Hva er virksomhetens svakheter, og er dere i det hele tatt klar over dem? Kan leverandøren hjelpe dere her? Finn en samarbeidspartner som kan identifisere eventuelle uoverensstemmelser og komme med løsninger – både dere og den potensielle samarbeidspartneren kan unngå mange problemer ved å gjøre en vurdering på forhånd.
• IT-organisasjonen blir mindre utsatt når IT-virksomheten administreres eksternt, men hva hvis dere trenger support i kritiske situasjoner? Vurder om nødvendig support kan ytes via fjerntilgang eller om support på stedet er et krav.
• Styrer leverandøren sine egne ressurser, eller blir også noen av deres tjenester outsourcet? Leverandørene av de beste tjenestene bruker gjerne egne ressurser selv om det koster ekstra – det lønner seg som regel i lengden.
• Vil leverandøren utfordre dere til å gjøre ting bedre eller annerledes? Noen leverandører tar bare imot ordrer, mens andre er ekte samarbeidspartnere som våger å utfordre virksomhetens rutiner og overordnede IT-strategi. Velg en leverandør som forstår virksomhetens målsetting og som våger å ta den vanskelige eller oppriktige samtalen om hva dere gjør galt.
• Tilbyr leverandøren fleksible avtaler? De fleste leverandører opererer med 12-månedersavtaler, men det er heller ikke unormalt med to- til treårige avtaler. Som med alle forpliktelser gjelder det å forstå vilkårene for opphør eller fornyelse. Hvis virksomheten blir større eller mindre, har dere da behov for å skalere opp eller ned etter konkrete behov?
• Hvor stor erfaring har leverandøren med lokale datasentre og skyløsninger? Skyen blir stadig mer utbredt blant mellomstore og store virksomheter. De fleste utnytter enten skyen maksimalt, velger en hybridløsning eller har planer om et skifte i den retning. Velg en samarbeidspartner som kan håndtere et slikt skifte.