Slik velger du en business intelligence-løsning

Innledning

Å velge Business Intelligence (BI) dreier seg om å finne den løsningen som passer best til bedriftens forretningsmål, og tar høyde for både organisasjon, teknologi og hvordan løsningen skal benyttes i bedriften. Det er også nyttig å se stort og nyansert på kostnadsberegningene ved å anskaffe og drive en BI-løsning. Den riktige løsningen, dersom den blir implementert og brukt på riktig måte, vil støtte og automatisere bedriftens beslutningsprosesser og er et avgjørende bidrag til å realisere forretningspotensialet i organisasjonen.

Det er et faktum i dag at datasiloer hemmer de analytiske prestasjonene i mange organisasjoner. Det skjer samtidig med at etterspørselen etter mer smidige analyseløsninger stiger kraftig, og at BI er blitt en avgjørende faktor når det gjelder å drive effektivt.

Dette har fått mange til å ta til orde for ”selvbetjente BI-løsninger”, der brukerne selv kan skreddersy eller tilpasse løsningen. Imidlertid gir dette store utfordringer i forhold til å ha ”én versjon av sannheten”. Konsulentselskapet Gartner anslår at mindre enn 10 prosent av de selvbetjente BI-løsningene larer å håndtere datakvalitet og konsistens på en slik måte at det ikke skader virksomheten. Resten av løsningene har en negativ innflytelse på virksomheten.

Balansen mellom individets og avdelingenes behov for frihet og fleksibilitet og hele organisasjonens behov for sikkerhet, styring og overblikk er en viktig faktor for å kunne lykkes med BI i dag.

Hvordan velger man så den riktige løsningen?

Det er ikke noe entydig svar på hvilken BI-løsning som er den rette, men det foreliggende whitepaper hjelper deg med å skape det rette grunnlaget for å kunne velge mellom de mange BI-løsningene på markedet. Vi ser nærmere på faktorer som f.eks.: Hvordan du forankrer BI i bedriftens hverdag, og hvilke organisatoriske, teknologiske og brukerorienterte faktorer som er vesentlige.

Hva er BI?

Business Intelligence (BI) er databasert beslutningsstøtte. BI er i korte trekk innsamling av data fra bedriftens IT-systemer som bearbeides for å gi kunnskap om og innsikt i bedriftens forretningsprosesser. Det dreier seg om å fremskaffe og bearbeide riktige data på riktig måte til riktige personer i virksomheten, slik at beslutninger som har betydning for forretningsdriften, blir mest mulig faktabaserte. En god BI-løsning består av bearbeiding, analyse og ikke minst presentasjon av data, i tillegg til at dataene kan bli integrert med bedriftens øvrige IT-systemer.

BI-markedet er i rask utvikling både på grunn av endringer i bedriftenes beslutningsprosesser, endringer i datamengde og -miljø og den teknologiske utviklingen. Det foregår en nesten eksponentiell utvikling i store data, dataanalyser og datautnyttelse, og for tiden er det mange bedrifter som får øynene opp for hvor viktig det er

1) å utnytte eksterne samt interne datakilder til å underbygge forretningsbeslutninger, og

2) å være i stand til å reagere raskt.

Fra teknologidrevet til bedriftsorientert

Markedet for BI-løsninger har de siste årene gått fra å ha et sterkt teknologifokus til å bli mer bedrifts- og brukerorientert. Det er en utvikling som har pågått i flere år. Tidligere var installasjon av BI-løsninger i stor grad avhengig av IT-avdelingen, og den var derfor en svært sentralisert prosess som ble drevet frem av hva som var mulig rent teknologisk. Slik er det ikke lenger. I ”Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms” fra februar 2016 anslår Gartner at følgende kjennetegn vil prege feltet i 2018:

• De fleste analytikere i bedriftene vil ha tilgang til selvbetjente verktøy som kan analysere og presentere data.

• De fleste enkeltstående løsninger for selvbetjentbaserte datapresentasjoner vil enten være utvidet til å bli BI-plattformer med end-to-end-kapasitet som dekker hele prosessen fra innsamling via analyse til presentasjon, eller de vil være integrert i eksisterende BI-plattformer.

Moderne BI-løsninger kjennetegnes altså av bedre brukervennlighet og større fleksibilitet for brukerne, som i stor grad selv kan analysere og presentere data uten å være avhengige av tidkrevende oppsett fra IT-avdelingen. Dette støtter bedriftenes behov for å være smidige og fleksible, samt å kunne reagere raskt på endringer i markedet.

En BI-løsning skal støtte et bredt spekter av brukere, der mange er forbrukere, færre er produsenter av data og bare noen få er superbrukere/dataanalytikere, som alle kan utarbeide og utveksle kunnskap innenfor samme plattform.

En BI-løsning dekker disse behovene

Det er spesielt fem utfordringer som ligger til grunn for bedriftenes behov for en BI-løsning. De er:

• Hastighet: En langsom rapporteringsprosess hemmer beslutningsevnen, beslutningshastigheten og mulighetene til å sette opp nøyaktige prognoser og budsjetter og å være i forkant av markedet.

• Mengde data: Store mengder data oversvømmer de tidligere så brukbare Excel-arkene og gjør dem uoversiktlige, langsomme og beheftet med feil.

• Datakvalitet: Unøyaktige rapporter beheftet med feil gir dårlige forretningsbeslutninger.

• Oppdatert innsikt: Det er vanskelig for mange ledere i bedriftens avdelinger å få en troverdig, grundig og ikke minst oppdatert (i sanntid) innsikt i bedriftens data.

• Tids- og ressurspress: Mange ledere, medarbeidere og organisasjoner er presset med hensyn til tid, og jo mer tid de kan frigjøre fra innsamling og rensing av data, desto mer tid kan de bruke på aktiviteter som gir reell verdiskaping.

En god BI-løsning kan gjøre mye for å imøtekomme alle disse fem utfordringene.

Den organisatoriske dimensjonen

En BI-løsning skal brukes av organisasjonen og støtte opp under funksjonenes og medarbeidernes behov for beslutningsstøtte. Den viktigste forutsetningen for at BI-løsningen skal bli et nyttig hjelpemiddel for organisasjonen, er å avklare:

• Hva er målet med å implementere en BI-løsning?
• Hvordan kan den forankres i det daglige arbeidet?

Med et utgangspunkt som dette er du på god vei til å bli en del av den privilegerte tredjedelen av implementeringene som brukes – og skaper verdi – hver eneste dag.

Forretningsanalyse som styringsverktøy

Det må være tydelig hvem som eier BI-løsningen, hva målene for å innføre den er, hvordan det skal gjøres, og når målene skal være oppfylt. Det kan være nyttig å utarbeide en forretningsanalyse for innkjøpet som også tar høyde for den effekt implementeringen vil ha på nåværende medarbeidere, spesielt hvis det finnes nøkkelpersoner eller analytikere som hittil har utført rapporteringen i manuelle regneark.

En forretningsanalyse kan spille en avgjørende rolle for å lykkes med BI-investeringen og endringene som følger med. Den vil bidra til at:

• Ledelsen engasjerer seg i prioritering av innsats og tildeling av ressurser,
• skaper konsensus om målsettinger,
• utarbeider retningslinjer og bestemmer ambisjonsnivået,
• sikrer et styrings- og ledelsesverktøy for implementeringen, og
• fungerer som styringsinstans for realisering av gevinsten.

Endring, følelser og forsvar

Tradisjonell bruk av BI har i stor grad bestått av egenutviklede systemer basert på et antall regneark hvor man hver 14. dag eller hver måned har gjennomført en datakjøring som har levert de ønskede forretningsdata. Systemene har vanligvis vokst organisk, slik at mengden regneark som skulle dekke behovet for forretningsdata og analyser, etter hvert er blitt ganske omfattende. Det kan fort være snakk om et tosifret antall regneark, og det finnes eksempler på større bedrifter med flere hundre regneark for å vise dataflyten i selskapet.

Mange bedrifter benytter seg fremdeles av denne svært manuelle BI-modellen, som krever betydelige antall arbeidstimer hver 14. dag eller hver måned, og den gjør at bedriften er avhengig av noen få sentrale medarbeidere som kan håndtere dette regnearksystemet. Regnearksystemet gir også svært liten transparens i forretningsvirksomheten, noe som betyr at virksomhetsstyringen er usikker og reaksjonsevnen lav.

Å gå fra regnearksmodellen til en automatisert og moderne BI-løsning innebærer derfor en stor endring. Det betyr at medarbeidere vil bli utfordret med hensyn til deres trygghetsbehov og vaner. Mange vil erfare at de må jobbe på en annen måte, hente data på en ny måte og takle et nytt system. Og de få nøkkelmedarbeiderne som har håndtert regnearkene, blir utrygge fordi de skal gi fra seg en maktposisjon de tidligere har hatt monopol på. Dette er med andre ord en forandring som vanligvis vekker følelser i organisasjonen og endrer medarbeidernes hverdag. Den vil derfor ofte føre til et visst forsvar for status quo og en åpen eller skjult motstand mot å innføre det nye systemet.

Finn den rette ambassadøren

Den viktigste forutsetningen for å takle endringen som følger når man velger å investere i en moderne BI-løsning, er å peke ut den riktige ambassadøren for prosjektet. Det skal være en ambassadør som har den rette plasseringen i organisasjonen, som har synlig oppbakking fra ledelsen, og er en person med stor personlig gjennomslags- kraft. Ambassadøren skal fungere som en ankerperson som kan drive frem endringen. Det er også viktig å unngå at innføringen av BI-verktøyet begrenses til den avdelingen som treffer beslutningen, fordi ingen andre ser verdien i det et BI-verktøy kan tilby

Ta ett skritt om gangen

Mange bedrifter har en naturlig tendens til å rulle ut en investering som en BI-plattform til hele organisasjonen på en gang. Men det kan være en god idé å dele opp elefanten i mindre biter: starte ett sted, velge ut noen konkrete mål, implementere systemet i et avgrenset område og så spre mål og erfaringer ut til flere avdelinger. Det er bedre risikostyring, bedre ressursutnyttelse og mer læring i en slik trinnvis innføring.

Husk kompetanseutvikling

En BI-løsning er et strategisk verktøy fordi det fortløpende leverer datagrunnlaget som bedriftens ledere og medarbeidere tar sine beslutninger ut fra. Den daglige driften vil derfor bli sterkt påvirket av det beslutningsgrunnlaget BI- løsningen leverer. Toppledelsen må være innstilt på ikke bare å investere i innkjøp, men også i opplæring og tildeling av ressurser. BI er ikke helt enkelt, og det har stor strategisk betydning. Det skal derfor heller ikke ”bare” være noe man legger på toppen av den vanlige hverdagen til medarbeiderne. Business Intelligence krever spesialisering og engasjement for at bedriften skal kunne utløse det fulle potensialet. Derfor er det ofte en god idé å frigjøre ressurser i organisasjonen for å kunne fokusere på Business Intelligence-implementeringen og -rapporteringen.

I arbeidet vårt med å gi råd til hundrevis av organisasjoner om valg og implementering av en BI-løsning, er det vår erfaring at det i mange tilfeller kan være en god idé å etablere en egen BI-gruppe eller kanskje en dedikert BI-avdeling i bedriften.

Fordelene med en BI-gruppe er at det:

• skaper synlighet og oppmerksomhet om BI-løsningen og bruken av rapportene, samt
• styrker erfaringsutveksling og kompetanseutvikling på BI-feltet.

Se på BI som en lagsport: Gjenbruk innhold og data på tvers av organisasjonen. Utveksle ideer og operasjonaliser dem på tvers. Skap en felles integrert plattform som også kan brukes desentralisert i de mindre avdelingene. Og bygg opp en organisasjon som kan støtte disse ”lokale” initiativene.

Den teknologiske dimensjonen

Det er viktig for både kostnader, kompetanse, ressursbruk og sikkerhet å undersøke hvordan løsningen er skrudd sammen rent teknologisk. Det er for eksempel viktig å kartlegge hvilken kompetanse bedriften allerede har, og deretter avklare hvilke typer kompetanse bedriften ønsker å investere i. Det finnes et stort utvalg BI-løsninger på markedet, men mange krever at bedriften selv må kode dem, eller kjøpe ekstra konsulenttjenester for å gjennomføre kodingen.

Innlysende faktorer som bør undersøkes nærmere, er:

Standardsystem kontra tilpasning

Det er fordeler med både tilpassede og standardiserte IT-systemer. Men på et overordnet plan gjelder det: Jo mer tilpasset en BI-løsning er, desto dyrere og vanskeligere er løpende vedlikehold og oppgraderinger. Jo mer standardisert løsningen er, desto billigere og lettere er det løpende vedlikeholdet, og desto mindre sårbar blir virksomheten dersom tekniske nøkkelmedarbeidere forlater bedriften. Dette er en viktig avveining å gjøre.

Kostnader til oppstart og drift

Markedet for BI-løsninger er mangfoldig. Dels finnes det løsninger som dekker hele prosessen fra innsamling via bearbeiding og analyse til presentasjon av data i et tett integrert samspill med bedriftens øvrige IT-systemer, akkurat som det finnes løsninger som bare fokuserer på å presentere data. Det finnes også en del løsninger der bedriften må kjøpe ekstra moduler dersom rapporter skal presenteres i tabeller, skjemaer eller andre visuelle presentasjoner – eller eksporteres til PDF eller Excel. Dessuten finnes det ulike prismodeller, der noen løsninger har lave oppstartskostnader, men høyere driftskostnader, fordi løsningen for eksempel forutsetter en dyr SQL-server. Derfor er det viktig å undersøke og tenke gjennom behovet samt løsningen: Dekker denne løsningen hele spennvidden i de behovene vi har, og hvordan ser det samlede kostnadsbildet ut når alle kostnadsfaktorer tas med i betraktning?

Den brukerorienterte dimensjonen

Hele poenget med å investere i en BI-løsning er at den blir brukt av bedriftens medarbeidere som støtte for alle beslutningene som hver dag skal tas i den daglige driften. Når du velger et BI-verktøy, er det derfor viktig at du finner frem til en BI-løsning hvor bruksområdet passer godt til din organisasjon og ditt forretningsmål.

Opplæring og ressurser

Det kan være nyttig å tenke gjennom nøyaktig hvem du ønsker skal kunne hva, og hvor raskt. Det enkelte BI-verktøyet krever opplæring og vil i enkelte tilfeller kreve forutgående kjennskap til koding. Ta en titt på de menneskelige ressursene eller typer kompetanse dere allerede har, de målene dere ønsker å oppnå, og hvilke ressurser det enkelte verktøyet krever i forhold til der dere befinner dere nå.

Nyttige spørsmål kan være:

• Vil dere selv være i stand til å bygge rapporter og vedlikeholde løsningen?
• Og hvis ja, hva kreves av organisasjonen?
• Hvor høyt teknologisk nivå krever dette av medarbeiderne deres?
• Og kan en billig investering i dag føre til tilsvarende dyre investeringer i opplæring av nåværende medarbeidere eller innkjøp av dyre konsulenttimer?

Finn de riktige superbrukerne

Hvordan får dere regnearksfolkene med på endringen? Noen vil kanskje ikke være villige til å flytte på seg – så finn frem til dem som synes dette er interessant. Det behøver ikke nødvendigvis være dem som lager rapporter i dag, men kan godt være en databruker som ender opp som superbruker. Ofte vil det være dem som er opptatt av faglig relevans og ikke den enkelte beregningen. Det siste er viktig, nettopp fordi BI-løsningen skal gi gevinst til forretningen.

Still krav til presentasjonene

Det er også viktig å overveie nøye hvilke krav dere har til hvordan rapporteringene skal presenteres i organisasjonen. Rapporteringene skal jo brukes, og det er derfor avgjørende at de er lett tilgjengelige i et format som brukerne synes det er lett å få tilgang til. Nyttige spørsmål kan være:

• Hvor visuelt blir rapporteringene presentert?
• Kan dataene presenteres i tabeller, som er enklere å jobbe med for brukerne?
• Skal rapportene oppdateres automatisk, eller skal brukerne selv oppdatere dem ved behov?
• Blir presentasjonene automatisk oppskalerte når bedriften utvider?
• Skal presentasjonene være standard eller brukertilpasset?
• Hvor brukervennlig er det å bygge rapporter inn i løsningen?
• Hvor mange medier skal kunne få adgang til BI-rapportene?
• Og skal rapportene kunne formateres og distribueres via e-post som PDF-filer, Excel-ark ...?

Husk hele tiden på å undersøke: Er dette et IT-teknisk prosjekt, eller er målet å levere et beslutningsgrunnlag for forretningsfolk?

Pass på når det gjelder selvbetjening

Mange BI-løsninger tilbyr brukerne en høy grad av selvbetjening, slik at brukerne selv kan tilpasse rapportene til det formatet de ønsker. Det kan være lurt, men kan også bremse spredningen og bruken. Mange medarbeidere er presset og har det travelt. Hvis det bare er litt tidkrevende eller litt komplisert å bygge en rapport selv, vil mange unnlate å gjøre det. En BI-løsning kan nok være avansert og smart, men hvis den ikke blir benyttet av brukerne på gulvet i virksomheten, vil den aldri innfri noe som helst potensial. En annen risiko ved selvbetjening er at den kan skape flere versjoner av sannheten og hindre at medarbeiderne snakker med utgangspunkt i samme grunnlag. Det kan føre til konflikter hvis rapportene brukes til å argumentere for hvorfor den ene har mer rett enn den andre.

Gevinster som oppnås med business intelligence

En velvalgt og godt implementert BI-løsning kan gi store gevinster for en bedrift, både på kort og lang sikt. Den viktigste og mest overordnede gevinsten er at:

BI-løsningen kan sikre at alle deler av virksomheten tilpasser sine aktiviteter og sitt fokus fortløpende etter de strategiske målene.

I tillegg til dette er de vanligste gevinstene:

• En mer datadrevet virksomhet der 60–70 prosent av alle forretningsbeslutninger baserer seg på gyldige data.
• En rapportering som leverer raskere, på flere parametere og hurtigere kan justeres for å skape nye rapporter.
• Avslører uklarheter i stamdatakvaliteten – som er forbundet med store skjulte kostnader.
• Viktige data leveres proaktivt til rette vedkommende.
• Setter opp én versjon av sannheten, så alle ”snakker med samme tunge”.
• Høyere endringstakt.
• En forenkling av rapporteringen som gjør det lettere for brukerne.
• Bedre og mer visuelle presentasjoner, slik at riktige data kommer raskere og spres videre ut i organisasjonen.

Sjekkliste

Husk å tenke over følgende når dere skal velge deres fremtidige BI-løsning:

1. Kartlegg de forretningsmessige behovene på et passende nivå – verken for overordnet eller for detaljert.
2. Utarbeid en forretningsanalyse som et styringsverktøy, som sikrer at dere får alle relevante aspekter inn i beslutningsgrunnlaget. Husk å sette av ressurser til kompetanseutvikling.
3. BI må være synlig forankret i toppledelsen, ellers er det dødfødt.
4. Finn den rette ambassadør som har gjennomslagskraft og kan sikre fremdriften.
5. Avklar fokuspunkter for prosjektet – ev. sammen med potensielle implementeringspartnere. Det omfatter tidsplan, prosjektorganisering, anbudsprosess, utarbeidelse av kravspesifikasjon. Sørg for at kravspesifikasjonen er bedriftsorientert og ikke teknologiorientert.
6. Søk i markedet etter systemer, leverandører og implementeringspartnere, og innhent tilbud fra to til fem av de mest relevante aktørene.
7. Sammenhold kravspesifikasjonen med programvarehusets standardsystem: Kan standardsystemet romme deres behov, eller trengs det dyre tilpasninger og innkjøp av ekstramoduler, nye servere etc.?
8. Velg en løsning som kan starte i det små og skaleres opp i takt med behovene dere har.
9. Husk at BI krever kompetanseutvikling og prioritering av ressurser.