ERP-sjekklisten

Fra du begynner å vurdere et nytt ERP-system til du har implementert plattformen må du derfor gjennom en rekke prosesser for å sikre at du finner riktig systemtilpasning, reduserer risikoen og realiserer gevinsten ved investeringen. For de aller fleste virksomheter krever dette mer enn bare en teknisk IT-leverandør. Det krever én eller flere dyktige partnere som ikke bare bidrar på den teknologiske siden av prosjektet, men også med den organisasjonsmessige endringsledelsen som kreves. Derfor må du tenke deg godt om før du velger ERP-partner. Og derfor må du stille de riktige spørsmålene for å vurdere om partneren er det rette valget for deg.

De færreste programvareleverandører vil være i stand til å dekke alle dine behov. Imidlertid er det viktig å ta rede på hva som er deres styrker og mangler, og om de utgjør et supplement til virksomhetens egen eller andre partneres kompetanse. Nedenfor finner du en sjekkliste med spørsmål som du kan bruke til å finne ut om en IT-partner er riktig match for dere.

1. Prosessdefinisjon og arbeidsflyt

Før dere setter i gang et ERP-prosjekt er det viktig å fastsette prosedyrer, plan og rekkefølge for hva som skal skje når. Kan leverandøren hjelpe dere med å definere nødvendige prosesser og arbeidsflyter for hele prosjektet og tilpasse dem til deres virksomhet?

2. Systemvalg

Mange leverandører har gjerne en tendens til å lene seg til et bestemt ERP-system, fordi det matcher deres ekspertise. Derfor er det viktig å passe på at de ikke forsøker å ”slå i en skrue med en hammer”. Et godt kontrollspørsmål i denne forbindelse er: ”I hvilke tilfeller skal jeg ikke velge deres system?” Hvis leverandøren ikke kan svare på det, er det opp til dere å gjøre denne vurderingen.

3. Fit-gap-analyse

Før dere treffer et endelig valg er det viktig å foreta en grundig fit-gap-analyse, der virksomhetens prosesser settes opp mot systemets egenskaper for å finne ut hvor det er behov for eventuelle tilpasninger eller kjøp av tilleggsløsninger.

4. Referanser

Den beste måten å finne ut hvor dyktig leverandøren er på, er gjennom referanser fra lignende virksomheter. Sørg for å gå grundig til verks, og kontakt gjerne flere kunder for å høre hvilke styrker og svakheter den enkelte leverandøren har.

5. Bransjebehov

Kjenner leverandøren din bransje og de spesielle prosessene, forholdene og lovgivningen som gjelder? Klarer leverandøren å utfordre fastlåste forutsetninger og bidra med verdi ut over en teknisk implementering, for eksempel i form av best practice-løsninger?

6. Strategisk forståelse og kurs

Henger leverandøren med når administrerende direktør snakker strategisk kurs og ikke bare når IT-lederen snakker tekniske krav? ERP-systemet er et sentralt element i forretningens evne til å stikke ut kursen for fremtiden. Derfor er det viktig å få en leverandør som også evner å tenke ERP-implementeringen inn i virksomhetens utvikling.

7. IT-veikart

Når dere har fått ERP-prosjektet inn i rammene for forretningsstrategien, er det viktig å se på hvordan fremtidige IT-investeringer passer både ERP-plattformen og forretningsstrategien. Kan leverandøren bidra til å opprette et sammenhengende IT-veikart eller tilpasse det eksisterende, slik at det passer inn i strategien?

8. Opplæringsbehov

Før dere starter utrullingen av et nytt system er det viktig å finne ut hvordan brukerkravene i det nye systemet passer med det nåværende. Det krever en grundig analyse på flere nivåer. Kan leverandøren tilby opplæring av både IT-avdelingen, superbrukere og vanlige brukere?

9. Prosjektledelse

Dette er et punkt som dere selv må håndtere. Et ERP-prosjekt krever en sterk prosjektleder eller -ledelse, som både kan matche og spille på lag med IT-partneren. Har dere ikke allerede denne personen på plass, er det viktig å sørge for at så skjer før arbeidet starter.

10. Kommunikasjonsplan

Uten kommunikasjon, ingen endring. Derfor krever et ERP-prosjekt at man har fokus på kommunikasjon på flere nivåer: Mellom virksomhet og leverandør, til interne interessenter og organisasjonen generelt. Ellers vil organisasjonen raskt føle at de får et nytt system trædd ned over hodet. Kan leverandøren hjelpe dere med å tilrettelegge denne kommunikasjonsflyten?

11. Change management

I nær tilknytning til kommunikasjon ligger også endringsledelse. IT-prosjekter har en lei tendens til å bli en teknisk øvelse – og tilpasser du ikke måten medarbeiderne bruker IT på til å utnytte fordelene i det nye systemet, får du aldri fullt utbytte av investeringen. Så hvordan får du på plass en plan for endringsledelse som løpende jobber med og holder medarbeiderne fast på reisen det innebærer å innføre et nytt system?

12. Tilpasning kontra standard

Hvor tett opp til standardsystemet ligger forretningsprosessene? Klarer dere å tilpasse prosessene til systemet? Hvis svaret er nei – kan leverandøren gi råd om hvordan IT-systemene skal tilpasses? Noen leverandører vil gjerne nikke ja til alle tilpasninger, ettersom det betyr flere utviklingstimer, mens andre vil utfordre dere for å finne den riktige matchen mellom en standardløsning og mindre tilpasninger.

13. Integrasjon til andre systemer

Et ERP-system er kjernen i de fleste virksomheters IT-oppsett – men det står på ingen måte alene. Derfor er det viktig å velge en partner som ikke utelukkende er opptatt av ERP, men som kan hjelpe dere med å integrere plattformen i eksisterende systemer og tenke inn en felles datamodell for virksomhetens systemer.

14. Sikkerhet

Sikkerhet blir stadig viktigere, og IT-kriminalitet representerer en større trussel enn noen gang. Samtidig kan et strengt og lite fleksibelt system få brukerne til å finne snarveier til å jobbe mer effektivt. Derfor er det viktig å få et system som er både sikkert og brukervennlig, med brukerveiledninger, sikkerhetskampanjer og potensielle katastrofeplaner.

15. Datakvalitet – analyse og forbedring

Mange IT-avdelinger er klar over at datakvalitet er et område det ofte skorter på. Har partneren de riktige verktøyene til å analysere, vurdere og optimere datakvaliteten? Og kan partneren hjelpe dere med å opprette en felles datamodell og gi dere nødvendige verktøy til å styrke datadisiplinen?

16. Datamigrasjon – analyse og utførelse

Nærmere halvparten av dataene til en virksomhet er såkalte ”døde data” – data som ikke blir brukt, men som IT-avdelingen lagrer fordi de ikke vet om de er viktige. Derfor må leverandøren ikke bare hjelpe dere med å flytte arbeidsbelastning, men også med å forbedre data, rydde opp og velge hvilke som skal flyttes og hvilke som skal frasorteres.

17. Test

Testing av ERP-systemet er et av de mest kritiske punktene før go live-fasen. Derfor må det utarbeides en omfattende og dekkende testprosedyre som beskytter best mulig mot feil når systemet først er oppe og går. Har leverandøren en omfattende testmal basert på tidligere erfaringer, som kan tilpasses deres unike samling av IT-løsninger?

18. Go live-sjekkliste

En godt organisert sjekkliste som fungerer på tvers av både leverandør og organisasjon er nødvendig for at go live-fasen skal lykkes. Er sjekklisten strukturert, men fleksibel i tilfelle det kommer endringer i siste minutt, og er kommunikasjonsveiene klarlagt? Hvem informerer hvem når hva er gjort? Og hvem skal godkjenne de enkelte punktene før de går live?

19. Realisering av business case

Når systemet er implementert og brukerne tilkoblet, er IT-prosjektet ofte fullført for IT-avdelingens vedkommende. Men skal man få fullt utbytte av investeringen – ut over kortere svartider og et nytt dashbord – krever det endringsledelse. Her kan en dyktig IT-partner tilføre nødvendige ressurser og sparring for ledelsen.

20. Post go live-revisjon

En grundig analyse av implementeringsprosessen er et underprioritert område, men viktig for å fange opp feil og konsekvenser av endringer som er foretatt i siste sekund og som må rettes etter go live. Har partneren en systematisk plan for gjennomgang av systemet etter go live? Og hva med prosessen videre? Hvordan sørger dere for at utviklingen fortsetter?

21. Help desk, vedlikehold og support

Én ting er et vellykket prosjekt – noe annet er et fortsatt vellykket samarbeid etter implementeringen. Hvordan er oppsettet rundt help desk og support etter go live? Kan leverandøren levere tilfredsstillende SLA-er som er tilpasset virksomheten? Og kan de overvåke systemet proaktivt, slik at eventuelle problemer kan fanges opp før de oppstår?

22. Globale og lokale løsninger

Hvis IT-systemet skal rulles ut på flere steder og/eller i flere land, er det viktig å få en oversikt over lokale forhold som påvirker implementeringen, men også hvilke lokale prosesser og rutiner som skyldes vaner og ikke nødvendigheter – og hvordan disse skal takles. Kan leverandøren hjelpe dere med å rulle ut systemet i andre land og tilpasse prosessen til lokale forhold?

23. Budsjett

Prisen er naturligvis av betydning for valg av partner. Men hvis pris blir den viktigste faktoren, risikerer du å få et dårligere system eller ende opp med en formidabel tilleggsregning. Se på ting som for eksempel antall estimerte utviklingstimer samt hvor skillelinjen går mellom hvilke ansvarsområder som tilhører henholdsvis dere og leverandøren. Finnes det eventuelt tjenester som er inkludert i noen av tilbudene, men som regnes som tillegg i andre? Ta for deg hver minste detalj – ellers risikerer du at det rimeligste tilbudet ender med å bli det dyreste