Repensar onde e como trabalhamos

As suas salas de reuniões, elevadores e espaços de convívio estão preparados para funcionar? Os funcionários sentem-se seguros nas suas linhas de produção? Os empregados sentir-se-ão seguros nas suas linhas de produção? Os seus trabalhadores remotos são tão produtivos quanto podem ser? Como se poderá relacionar com os seus clientes?

Estas são perguntas difíceis a que as empresas precisam de responder, numa altura em que são obrigadas a repensar não só os espaços em que os funcionários trabalham, como também as experiências vividas nos mesmos. Existirão mudanças nos espaços de trabalho físicos e mudanças na forma como trabalhamos – as reuniões, as ações de formação, as conferências e muito mais.

A mudança tem sido sempre difícil, especialmente a mudança cultural. O 2020 Enterprise Leadership Survey (Estudo de liderança empresarial de 2020) demonstrou que 65 % dos inquiridos acredita que a relutância dos funcionários em mudar os hábitos de trabalho constitui um obstáculo à mudança das organizações de base tecnológica. Mas a rápida mudança para o trabalho remoto está a inverter até mesmo esta noção.

São muitos os trabalhadores que passaram a gostar de trabalhar a partir de casa e da flexibilidade que isso proporciona, não só para eles mas também para a empresa. Os funcionários adquiriram uma nova disposição para a mudança e por novas experiências nos respetivos estilos e ferramentas de trabalho. A adoção de novas perspetivas e a descoberta de formas inovadoras de reinventar a experiência de trabalho irão ajudá-lo a preparar-se melhor para o sucesso.

Criar o ambiente e a sensação de um novo local de trabalho

À medida que os funcionários regressam aos escritórios ou às fábricas e se aventuram em espaços coletivos, será necessária a utilização criativa de novas tecnologias, políticas e práticas para os manter seguros.

Os Smartphones dos funcionários, por exemplo, podem abrir as portas a novas formas de interagir com o local de trabalho. No escritório, estes dispositivos podem substituir as credenciais de entrada e usar sensores de presença e GPS para detetar quando os funcionários entram e saem. Um sensor de proximidade que usa um LED de infravermelhos e um detetor de luz de infravermelhos pode verificar o nível de proximidade entre o telefone e outros objetos ou pessoas, o que pode ajudar a manter a distância adequada.

Os smartphones já podem oferecer um método sem contacto de iniciar pedidos de espaços de trabalho e de ativar recursos de conferência. Os assistentes e dispositivos inteligentes, como a Alexa, irão ajudar a controlar as luzes e os computadores, bem como a iniciar reuniões, a partilhar documentos e a libertar as instalações quando os funcionários saírem da sala.

Os smartphones também podem fornecer às empresas novas informações críticas sobre o estado de saúde e a proximidade dos funcionários, mas irão, invariavelmente, levantar dúvidas relativamente à privacidade, tal como deve acontecer. Quando as empresas definirem estratégias para este novo-normal no espaço de trabalho e impulsionarem novas soluções, será necessário analisar cuidadosamente a privacidade e a segurança dos dados pessoais. Que tipo de dados é que são recolhidos? Como é que podem e não podem ser usados? Quem terá acesso aos mesmos e de que forma é que serão protegidos?

Com milhares de funcionários por todo o mundo, a DXC Technology está a trabalhar no sentido de apoiar o regresso dos funcionários ao local de trabalho, fornecendo soluções inovadoras tais como credenciais virtuais para permitir a entrada e acesso mãos-livres, aplicações e tecnologias “IdC” que proporcionam distanciamento social, desinfeção das instalações e rastreio de contactos.

É provável que os espaços dos escritórios e as fábricas também tenham um aspeto diferente. Com o espaço de escritório reconfigurado para proporcionar distanciamento social, os funcionários já não podem trabalhar a apenas alguns centímetros de distância. O “serviço de hotel”, um tipo de gestão do escritório com base em reservas em que os trabalhadores agendam a utilização dos espaços de trabalho, pode ganhar terreno numa altura em que a presença no escritório se torna opcional para um maior número de funcionários.

Repensar a colaboração com virtualização

As empresas não estão apenas a repensar os espaços de trabalho – estão a repensar completamente as experiências de trabalho. A virtualização de todos estes fatores de uma forma significativa irá generalizar as tecnologias que as equipas têm vindo a “namorar” num contexto empresarial mas que ainda têm de ser adotadas a um nível mais amplo.

As tecnologias mais recentes e mais atrativas, como a realidade aumentada e virtual, têm vindo a amadurecer no espaço dos jogos e irão rapidamente entrar no local de trabalho. Estamos igualmente a testemunhar uma expansão da tecnologia dos dispositivos wearables que ajudou os clientes a estabelecerem uma ligação segura de um técnico de assistência no terreno a um especialista remoto para fins de orientação.

Pense numa experiência normal de interação em contexto de conferência: Interage com os colegas e amigos, virando-se alternadamente para um ou para outro para conversarem. Nas salas de conferência, troca ideias e colabora com o grupo de uma forma organizada e facilitada.

Experiências como estas podem ser rapidamente reproduzidas num ambiente 3D, proporcionando aos participantes o tipo de experiência personalizada que seria de esperar num contexto presencial. Sejamos claros – não estamos a sugerir que as conferências e as reuniões desapareçam. Não vão. Mas, e se, sem as barreiras geográficas, pudéssemos assistir virtualmente a mais eventos e interagir com as pessoas de uma forma satisfatória? A curto prazo, as tecnologias deste género irão ajudar-nos a sobreviver. A longo prazo, podem ajudar-nos a crescer e prosperar.

Viabilizar o trabalho à distância

O facto de oferecer aos funcionários a possibilidade de escolha e experiências personalizadas pode facilitar diferentes formas de trabalhar para aqueles que possam não estar preparados para regressar ao ambiente de escritório. Proporcionar flexibilidade traz vantagens, mas será vital manter a produtividade e o compromisso dos funcionários.

É algo que as empresas começam a compreender. A Global Workplace Analytics calculou que, enquanto apenas cerca de 3,6 % da força de trabalho estava a trabalhar em casa, metade do tempo ou mais, antes da COVID-19, 25 % a 30 % estará a trabalhar em casa vários dias por semana no final de 2021, de acordo com Kate Lister, presidente da Global Workplace Analytics.

Durante vários anos, as empresas questionaram-se se o trabalho à distância teria um impacto negativo na produtividade. Mas recentemente, aprenderam que, quando feito de forma adequada, o trabalho à distância funciona..

Por exemplo, os trabalhadores dos call centers — outrora alojados em grandes espaços repletos de cubículos com empregadores que acreditavam que este era o ambiente mais produtivo — demonstraram que conseguem ser igualmente eficientes a partir de um escritório doméstico adequadamente equipado. Apesar de este ambiente de trabalho poder ser novo para alguns, existem muitas formas de simultaneamente motivar e inspirar os trabalhadores remotos a apresentarem os seus níveis máximos de desempenho.

Por vezes, isso significa redescobrir e adaptar a tecnologia que não é nova, como o acesso remoto ao ambiente de trabalho ou a videoconferência. O Microsoft Teams, por exemplo, é uma excelente ferramenta de colaboração que pode expandir-se. Nas suas novas funções, estas tecnologias podem ser usadas de muitas formas reimaginadas.

Por vezes, isso significa redescobrir e adaptar a tecnologia que não é nova, como o acesso remoto ao ambiente de trabalho ou a videoconferência. O Microsoft Teams, por exemplo, é uma excelente ferramenta de colaboração que pode expandir-se. Nas suas novas funções, estas tecnologias podem ser usadas de muitas formas reimaginadas.

Mas continuarão a existir desafios que, se não foram respondidos, poderão resultar numa baixa produtividade, em projetos interrompidos, em prazos não cumpridos e muito mais. Adotar as políticas certas e incentivar as melhores práticas pode aumentar as hipóteses de reconfigurar com sucesso um novo espaço de trabalho colaborativo. Promova a cooperação sempre que possível, fomente a confiança entre colegas e invista em material de alta qualidade, como melhores auscultadores.

A conectividade fiável é igualmente importante. Reformule os elementos essenciais, como a infraestrutura de rede, de forma a prestar um melhor apoio ao aumento de trabalho fora das instalações da empresa. A necessidade de uma largura de banda que sirva os clientes e os parceiros externos também é fundamental.

As coisas podem nunca mais voltar a ser como antes. Mas sempre que é necessário, as pessoas podem e aderem à mudança. Estamos a fazê-lo agora, à medida que vamos abandonando hábitos antigos e desenvolvemos novas competências. Os processos que foram interrompidos e quebrados podem ser reparados e reformulados. As tecnologias antigas e novas podem ser adaptadas de forma a ajudarem a criar experiências satisfatórias, a alargar o nosso raio de ação e a expandir os nossos conhecimentos. A aposta na mudança pode levar-nos num caminho de resiliência e sucesso.

Como pode a DXC ajudar

A DXC Technology, líder de mercado em serviços digitais avançados para espaços de trabalho, ajuda as empresas e assegurarem a continuidade comercial e a implementarem novas formas de trabalhar, de estabelecer ligações e de colaborar.

Apoiamos programas de regresso ao local de trabalho em segurança, uma maior sensibilização operacional e conformidade regulamentar, bem como uma série de tecnologias mãos-livres, aplicações e serviços “IoT” (Internet das coisas) para promoção da segurança e da saúde. Saiba mais sobre as opções sem toque da DXC para o novo local de trabalho.

Sobre os autores

Dean Fernandes é o Vice-Presidente da DXC Technology para os setores de Workplace e Mobilidade. O seu foco está no cliente, no alinhamento das TI e do core business, bem como na entrega global de programas de TI digitais em grande escala. Dean assumiu anteriormente cargos de liderança na Pearson Education, onde foi responsável por promover a transformação digital da função do local de trabalho na empresa. Dean trabalhou também na CSC, onde ajudou a criar a carteira de produtos MyWorkStyle e foi Diretor Geral do departamento de serviços de aplicações de rede da Nortel.