White paper: Sju dödssynder att undvika när du väljer affärssystemsleverantör

Introduktion

En modern affärssystemslösning är ryggraden som kopplar samman alla processer i verksamheten. Det är därför också den viktigaste förutsättningen för att kunna optimera t.ex. distributionskedjan, kvalitets- och processkontroll, produktutveckling, dokumentations- och spårningsmöjligheter och alla andra element som är nödvändiga för ett konkurrenskraftigt företag.

Industriföretag har traditionellt sett arbetat med långa order och möjligheten att prioritera och planlägga produktionsförloppet långt fram i tiden. Därför är det endast några få produktionsverksamheter som har drabbats av den disruptiva innovationen i samma grad som t.ex. detaljhandeln, en bransch som har hängt på förmågan att ställa om till ett mycket högt tempo för att kunna överleva.

Av samma anledning investerar många inom produktionsbranschen i affärssystem som är beräknade att fungera i stort sett oförändrat i många år framåt. Det ger mening i en situation där det finns gott om tid att hantera de nya krav som kommer med tiden. Satsningen kan dock visa sig vara särskilt kostsam och kanske t.o.m. livshotande den dag som konkurrens- och marknadsförhållandena börjar förändras snabbare än man hittills har varit van vid, vilket företag i flera andra branscher har känt av.

Även om det är viktigt att ditt affärssystem kan lösa dina nuvarande utmaningar är det avgörande att se till att det också är förberett på fortsatt utveckling och anpassning. Annars riskerar du att lösningen blir en akilleshäl vid de omställningar som företaget med säkerhet kommer att genomgå under systemets livstid, som kan pågå i över tio år.

Ett flexibelt affärssystem kan stötta din verksamhet under förändringsprocessen, oavsett om det handlar om ett behov av att implementera nya processer, att digitalisera produktionen, att anpassa inköpskedjor eller att optimera i förhållande till ändrade försäljningsmönster.

Trots detta behandlas val, design och implementering av ett nytt affärssystem många gånger som en uppgift som framförallt tillhör IT-avdelningen. Kanske ser IT-avdelningen själva en anledning att hålla ledningen långt borta från projektet. Kanske försöker man få ett bättre pris genom att hålla tillbaka eller spela ut leverantörer mot varandra. Kanske är priset den avgörande faktorn för valet av leverantör.

Samtidigt betraktas implementering av affärssystem ofta som ett avslutat projekt efter att man går live, trots att det i verkligheten ofta är först då som det avgörs om systemet är framgångsrikt. Förändringsledning, support och överblick över underhållsrelaterade arbetsuppgifter, löpande anpassning av processer efter användarnas behov och vidareutveckling samt övervakning av hur systemet presterar blir ofta bortprioriterat när det tunga mångmiljonprojektet är genomfört. Därför lämnas ofta IT-avdelningen och användarna ensamma med ett system som har potential, men den nödvändiga förankringen av förändringen lyser med sin frånvaro.

Alla dessa strategier innehåller kritiska moment som avleder arbetet med att välja och implementera den lösning som stärker företagets konkurrenskraft, vilket kan bli dyrt, tidskrävande och i värsta fall katastrofalt för företaget.

1. Du tror att du endast köper mjukvarulicenser

Marknader för standardiserade affärssystem för mellanstora och stora företag är präglad av några få globala leverantörer, som Microsoft och SAP. Därför är det kanske lätt att förmoda att det inte gör så stor skillnad om ditt företag köper sitt affärssystem hos en lokal leverantör som designar, anpassar och implementerar systemet.

Det är dock långt från hela sanningen. När du tecknar ett avtal med en affärssystemsleverantör ingår det ett antal licenser. Detta omfattar aktuell och konkret erfarenhet om hur plattformen ska designas, anpassas, implementeras och underhållas på ett sätt som överensstämmer med behoven. En IT-partner kan ha en hel del erfarenhet från lager- och transportbranschen, men det är inte nödvändigtvis en fördel i din organisation som har helt andra processer, utmaningar och omsättningsmönster.

Dessutom bör du välja en partner som kan utmana ditt företag och din ledning när det gäller frågan om hur verksamheten görs redo för de utmaningar som väntar längre fram. Din partner ska också ha gedigen kunskap om hur affärssystemet förbereds för att hantera branschspecifika möjligheter och förändringar, både nu och i framtiden.

2. Du baserar dina behov på tidigare utmaningar

Många landsvägar ligger mer eller mindre på samma plats idag som de gjorde för 300–400 år sedan, då varor transporterades med häst och vagn. Vägarna motsvarar inte nutidens bostads-, transport- och verksamhetsmönster särskilt bra, men det skulle vara orimligt kostsamt att flytta på dem. Man anpassar sig därför till de många kurvorna och omvägarna eftersom det inte finns något annat alternativ.

På samma sätt avspeglar ditt nuvarande affärssystem de behov som var gällande för 8–12 år sedan då systemet införskaffades. När organisationen nu överväger en ny lösning är det troligt att ni ser att den kommande lösningen stöttar era aktuella processer och behov mycket bättre än det nuvarande systemet kan. Dessa krav är egentligen inte heller statiska. Därför bör du passa på att prioritera de existerande behoven ännu mer, och när du skaffar ett nytt system implementera den flexibilitet som gör det möjligt att anpassa affärssystemet och arbetsgången i takt med att nya marknadsförhållanden, möjligheter och behov uppstår.

Inbyggd flexibilitet i affärssystemet gör det t.ex. enklare att ställa om, automatisera och digitalisera fabriksprocesser, att stötta förändringar i inköpskedjor och partnerskap och att integrera tids- och materialanvändning, slitage, underhåll m.m. Det är viktigt att samtidigt hålla koll på vad alla anpassade, löpande justeringar av systemet innebär för möjligheten till framtida uppdateringar. Det gäller att kunna hålla dörren öppen för framtida versioner av systemet.

Det är också avgörande att säkra en enkel anpassning av din värde- och inköpskedja i takt med att leverantörssituationen, försäljningsförhållanden, lagstiftning, råvaru- och energipriser och andra förhållanden ändrar sig. Det kräver en hög flexibilitet och transparens i affärssystemet.

Ditt företag bör tidigt i projektet se till att utarbeta:

Listen bör därefter tydligt organiseras och prioriteras så att högst 5–7 procent av alla krav definieras som helt avgörande, då det annars är orealistiskt att hitta en lösning som lever upp till era specifikationer utan att vara alltför kostsamt. Detta tillvägagångssätt säkrar både att du kan välja en flexibel lösning och att era nuvarande och nödvändiga processer kan vara integrerade i systemet.

Med detta arbete gjort har ditt företag goda möjligheter att välja ett nytt affärssystem. Redan tidigt bör ledningen vara delaktig i processen, vilket leder oss in på nästa ”dödssynd”.

3. Du tror att affärssystem handlar om IT och att IT-avdelningen har hand om projektet

Ett affärssystemsprojekt är inte ett IT-projekt. Det är ett affärsprojekt som stöttas av IT-avdelningen.

I verkligheten är valet av affärssystem och leverantör, samt den senare anpassningen och implementeringen, avgörande förändringsprocesser, som kommer att sätta spår i verksamheten i flera år framöver. Det kräver engagemang och prioritering från hela företaget för att skapa den överblick som är nödvändig och för att komma med input – det är det som är förutsättningen för framgång.

Projektledaren ska helst kunna svara på frågor som ”vad håller vd:n och styrelseordföranden vaken om natten?”, för det är precis den typen av aktuella eller framtida utmaningar som affärssystemet ska utformas efter för att kunna lösa. Likaså ska du kunna välja en leverantör som faktiskt vågar ställa den typen av närgående frågor, och hjälpa till att besvara dem.

Det är till exempel helt avgörande att en rad branschspecifika funktioner är inkluderade som utgångspunkt, så att det inte tillkommer extrakostnader för utveckling av prognoser, processtöttning, kvalitetskontroll, logistikstöttning, planering av underhåll m.m.

Det bör också finnas en bra intern projektledning så att du kan fånga upp kunskap och omkostnader i samband med det pågående projektet. På samma sätt bör det finnas en överblick över utvecklings- och omställningskostnader så att du enklare får en uppfattning om du kan förvänta dig att tjäna pengar på att utveckla, producera och marknadsföra en bestämd produkt.

Det optimala är att ledningen tar ansvar för projektet och att de tydligt förmedlar till resten av organisationen att detta är ett projekt som har strategisk betydelse och som alla förväntas att prioritera trots att de redan har mycket att göra och ett stort ansvar.

Att välja en affärssystemsleverantör och att få in de verksamhetskritiska åsikter som är helt avgörande för projektets framgång tar tid och kräver insikt, kompetens och uthållighet i hela organisationen. I gengäld kan detta hjälpa till att fånga upp otaliga kostsamma och tidskrävande missförstånd under processen, och det säkrar att systemet till slut stödjer dina strategier och visioner istället för att organisationen är tvungen att låta sig begränsas av ett system som inte är flexibelt och som visar sig vara kostsamt att göra om.

Den övriga organisationen spelar också en viktig roll i den efterföljande processen, d.v.s. när ni har valt en leverantör och formulerat de krav och önskningar ni har på affärssystemet. Under implementationsfasen ska resten av företaget tas in för att säkra att gränssnittet och processtödet motsvarar de konkreta behoven och utmaningarna. Likaså bör man, när lösningen nästan är färdig, se till att simulera vardagsanvändningen med realistisk belastning för att försäkra att systemet även fungerar med det antal dagliga transaktioner, interagerande processer och interaktioner med sekundära system som det ska hantera. Det hjälper till att minimera risken för kostsamma driftstopp, förseningar och tillbakagång den dagen systemet sätts i drift.

När lösningen i sista steget klarar av att stötta, optimera och automatisera komplexa processer kommer investeringen i form av tid, resurser och ledningsinsats att visa sig vara gynnsam.

4. Du håller leverantörer på avstånd från ledning och affärsverksamhet

En del IT-avdelningar har en tendens att hålla informationen för sig själva och genomföra hela eller delar av verksamhetskritiska upphandlingar – även stora sådana – på egen hand. Ibland stängs ledning och affärsverksamhet ute när beslutet är taget, och ibland hålls de på ännu längre avstånd.

Det kan finnas många anledningar till detta. CIO:n och IT-avdelningen vill kanske helst ha kontrollen så länge som möjligt och hindra spridning av information som kan ge resten av organisationen ”besvärliga” idéer. Det kanske bara alltid har varit så. Ofta är den högsta ledningen helt nöjd med att slippa ta ställning eftersom de har mycket annat att tänka på.

Om du accepterar eller uppmuntrar denna tendens riskerar du dock att lägga krokben för ett framgångsrikt projekt. Tvärtom bör ledningen engageras så tidigt som möjligt och helst långt innan företaget väljer vilken leverantör som ska driva ert affärssystemsprojekt. Om inte annat för att:

Inget företag är det andra likt, därför är ledningens medverkan väsentlig för att företagets utmaningar och behov tas med i beräkningen från dag ett, vare sig man möts av stigande krav på certifiering och märkning eller har ett ökat behov för spårbarhet och optimering av återkallelseprocedurer. Därtill kommer i många fall en önskan om en djup och välfungerande integration med kundernas system och databaser, vilket kan säkra påfyllningar i tid, medverka till att minimera slöseri och returvaror samt optimera underlaget för att etablera en effektiv prognos.

5. Du tror att priset är den viktigaste faktorn

Det Ett framgångsrikt projekt handlar om att välja den lösning och leverantör som ger dig en välfungerande, flexibel och relevant lösning, som stödjer alla dina centrala verksamhetsprocesser.

På samma sätt är uppgiften i upphandlingsfasen inte att hitta den leverantör som kan implementera systemet billigast och snabbast. Billigt kan bli kostsamt, särskilt om du i slutändan sitter med en lösning som är dysfunktionell, omodern, oflexibel eller på annat sätt inte uppfyller era behov.

Det är långt mer avgörande att du ingår ett avtal med en leverantör som bland mycket annat:

• Förstår och kan utmana din verksamhet och dess ledning
• Har förmågan och modet till att ställa grundläggande frågor om processer, företagets grunder och utmaningar
• Vill vara en kompetent, flexibel och trovärdig partner
• Kan beskriva, anpassa och implementera ett affärssystem som löser och optimerar processer och uppgifter som är av operationell betydelse för ditt företags verksamhet under flera år

Vanligtvis är den tid du spenderar på att samarbeta med potentiella partners om uppgiftens karaktär i upphandlingsfasen väl värd pengarna. Dels för att du med större sannolikhet väljer en partner som faktiskt förstår din verksamhet, vilket i sig sparar tid och många missförstånd senare i processen, och dels för att den slutgiltiga partnern har en långt bättre förståelse för projektunderlaget, som ni redan har kommit överens om, och därför kan komma igång snabbare.

Så hur väljer man den bästa affärssystemsleverantören? Den bästa utgångspunkten är naturligtvis att genomlysa marknaden och att höra sig för med särskild hänsyn till att alla potentiella partner bör ha dokumenterade kompetenser inom affärssystemslösningar för just din bransch.

Efter det bör du be kandidaterna om referenser som - även om de överlag kommer vara övervägande positiva - kan ge nyttig information om hur ”deras” partner har agerat. Utöver centrala frågor om att hålla sig till budget och tidsplan bör du ställa frågor om samarbetsförmågor, visad flexibilitet, hur djupa kunskaperna om produktionsbranschen och dess specifika utmaningar är, och naturligtvis om hur den slutgiltiga lösningen kommer att stärka verksamheten.

Till sist bör du bjuda in 2–3 potentiella partners till var sin workshop där du går in på djupet vad det gäller verksamhetens behov och önskningar, och där ditt företag och partnern kan få en uppfattning om varandra. Detta tar självklart lite extra tid, men skapar klarhet för alla parter och är ett mycket bättre sätt att spendera pengarna på än att leverera en lång och detaljerad lista med krav som leverantören ska ge en offert på. Du kan dessutom vara ganska säker på att leverantören mycket hellre lägger tid på en workshop innan de ska komma med en offert och ett upplägg än utgår från en kravlista.

Sedan kommer kandidaterna tillbaka med var sitt erbjudande, och du kan därefter välja den slutgiltiga projektpartnern baserat på både erbjudandet och det tidigare förloppet med de åsikter och den kunskap de tillfört.

6. Du tror att risken ligger på leverantören

När du har valt en leverantör och skrivit på ett kontrakt får du kanske lust att luta dig tillbaka och låta leverantören dra det tyngsta lasset, för är det inte leverantörens ansvar att ro projektet i land? Inget kunde vara mer fel. Ett affärssystemsprojekt blir aldrig bättre än det samarbete du har med din partner. Skulle det vara problem med projektet får du ingen ersättning för merparten av de förluster som uppstår på grund av detta. Även om ansvaret är delat ligger risken därför i alla avseenden på dina axlar.

Kontraktet innehåller säkert klausuler om ansvar och konsekvenser för bland annat överskridning av budget och tidsplan. Om det går snett kan du som yttersta konsekvens låta bli att betala en del av den avtalade summan, och kanske t.o.m. vinna i rätten.

I praktiken är det dock ditt företag som står där med ett affärssystem som inte fungerar och troligtvis aldrig kommer att göra det. Dessutom har ni lagt stora mängder resurser och tid på projektet och kanske ändå sett förluster i form av förlorade kunder och ordrar under projektets gång, då det inte har varit möjligt att ha en normal produktion under en period. Det innebär i sig en risk för märkbara förluster av ekonomisk och omdömesmässig natur, som är omöjliga att kvantifiera och styrka i en rättssal – och som du aldrig får täckt, oavsett hur stor och pålitlig din partner är i övrigt. Dessutom ska du nu dra tillbaka det defekta systemet och starta processen med att hitta en ny leverantör från början.

Den bästa utgångspunkten för framgång är med andra ord att tänka sig för i valet av leverantör, samt att gå in i samarbetet med öppna ögon, professionell beslutsamhet, respekt inför din partner och en vilja att få bästa möjliga resultat.

7. Du överväger inte en molnbaserad lösning

Tidigare kunde man rimligtvis förvänta sig att ett väldesignat affärssystem fungerade utan grundläggande funktionsändringar genom de 10–15 år det användes. Så är det inte längre, och de allt snabbare förändringarna i marknadsvillkoren är endast en del av förklaringen. En annan och lika viktig anledning är att affärssystem, som mycket annan mjukvara, i allt högre grad distribueras och drivs på molnservrar, vilket kan vara en fördel för dig som kund.

Traditionellt sett har det varit ett självständigt, tidskrävande och kostsamt projekt att uppdatera t.ex. Microsoft Dynamics AX till en nyare version, men molnet gör att ni alltid kan vara uppdaterade. Detta är extra viktigt i takt med att utvecklingen går mot processcentrerade affärssystem som har hand om en stadigt ökande del av verksamhetskritiska funktioner, som tidigare var utspridda över sekundära system eller hanterades manuellt. Med tanke på detta är det viktigt att systemet i sig självt klarar att hålla sig i god form och inte fungerar som ett hinder för att utveckla företagets processer.

De molnbaserade plattformarna ger dessutom möjlighet till att hålla systemet konstant uppdaterat, till skillnad från den traditionella metoden, där en funktions- och versionsuppdatering var omfattande och tidskrävande projekt i sig.

För vissa företag är ett molnbaserat affärssystem ett självklart val, medan andra är avvaktande. Med affärssystemets långa livstid bör du försäkra dig om att din lösning som minimum är redo att gå i molnet, och att din partner har dokumenterad erfarenhet av detta. Det gör det möjligt att skissa upp en plan för hur systemet ska hamna i molnet.

Till sist ger ett molnbaserat affärssystem möjlighet att kringgå behovet av dyrbara och begränsande specialresurser, som att köra bakgrundstekniker, som SQL Server, som är nödvändiga för att köra en on premises-utgåva av Dynamics AX. Det är dock viktigt att notera att du fortfarande har fullt ansvar för dina applikationer. Du måste bedöma om resurser för kontinuerlig support och underhåll ska placeras inom organisationen eller externt hos en specialiserad partner som har ett stort antal experter som kan rycka ut vid behov.