Så väljer du Business Intelligence-lösning

Introduktion

Att välja Business Intelligence-lösning (BI) handlar om att hitta den lösning som bäst överensstämmer med verksamhetens mål och som är anpassad efter både organisation och teknik samt hur lösningen ska användas i verksamheten. Det är även bra att se brett och nyanserat på kostnadskalkylen för inköp och drift av BI-lösningen. Rätt lösning, som implementeras och används på rätt sätt, underlättar och automatiserar företagets beslutsprocesser, och är mycket viktig för att verksamheten ska uppnå sin fulla potential.

Idag hämmar datasilos det analytiska arbetet inom många organisationer. Samtidigt ökar efterfrågan på mer agila analyslösningar markant och BI blir allt viktigare för att kunna driva en effektiv verksamhet.

Det har lett till att många överväger Self Service BI som låter användarna själva skräddarsy eller anpassa lösningen. Detta ger dock stora utmaningar kring att skapa ”en sanning”. Konsultfirman Gartner Group beräknar att mindre än 10 procent av lösningarna för Self Service BI kommer att kunna hantera datakvalitet och datakonsekvens på ett sätt som inte skadar verksamheten. Resten av lösningarna har negativ inverkan på företaget.

En av de viktigaste förutsättningarna för att lyckas med BI är att hitta en balans mellan individens och avdelningarnas behov av frihet och agilitet samt hela organisationens behov av säkerhet, ledning och överblick.

Så hur väljer man rätt lösning?

Det finns inget entydigt svar på vilken BI-lösning som är rätt. Men i detta whitepaper hjälper vi dig att skapa rätt underlag för att välja mellan de många BI-lösningarna på marknaden. Vi tittar närmare på faktorer som: Hur du förankrar BI i verksamhetens dagliga arbete samt vilka organisatoriska, tekniska och användningsorienterade faktorer som är viktigast.

Vad är BI?

Business Intelligence (BI) är ett databaserat beslutsstöd. BI är grundläggande insamling av data från verksamhetens IT-lösningar. Datan bearbetas i syfte att få kunskap om och insikter i företagets verksamhetsprocesser. Det handlar om att ta fram och bearbeta rätt data på rätt sätt och göra data tillgängliga för rätt personer inom verksamheten. På så sätt blir besluten som påverkar verksamheten så faktabaserade som möjligt. En bra BI-lösning omfattar bearbetning, analys och inte minst presentation av data. Dessutom ska data kunna integreras med företagets övriga it-lösningar.

BI-marknaden förändras snabbt. Det beror på skiften i verksamheters beslutsprocesser samt datamängder och miljöer. Även den tekniska utvecklingen har inverkan. Big Data, dataanalys och dataanvändning utvecklas nästan exponentiellt. Många verksamheter har insett hur viktigt det är att:

1) Nyttja externa och interna datakällor som underlag för kvalificerade verksamhetsbeslut och

2) Kunna reagera snabbt

Från teknikdrivet till affärsorienterat

Marknaden för BI-lösningar har under de senaste åren gått från ett starkt teknikfokus till att bli mer verksamhets- och användarorienterad. Det är en utveckling som har pågått i flera år. Implementeringen av BI-lösningar var tidigare mycket beroende av it-avdelningen, vilket innebar att det var en centraliserad process som drevs av de tekniska möjligheterna. Så är det inte längre. I ”Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms” från februari 2016 förutsåg Gartner att marknaden 2018 kommer att präglas av följande:

• Majoriteten av användarna och analytikerna på företag har tillgång till Self Service-verktyg som kan analysera och presentera data.

• De flesta fristående lösningar för Self Service-baserade datapresentationer har expanderats till att bli heltäckande BI-plattformar, som kan användas i hela processen från insamling, via analys till presentation. Andra har integrerats i befintliga BI-plattformar.

Moderna BI-lösningar kännetecknas alltså av ökad användarvänlighet och större flexibilitet för användarna, som i stor utsträckning själva kan analysera och presentera data utan att vara beroende av tidskrävande konfigurationer från it-avdelningen. Det tillgodoser verksamheters behov av att vara agila och flexibla samt kunna reagera snabbt på förändringar på marknaden.

En BI-lösning ska understötta en rad olika användare. Många använder data, desto färre producerar egen data och några få är superusers/data scientists. Alla ska kunna utarbeta och utbyta kunskap på samma plattform.

Behov som täcks av en BI-lösning

Det finns framförallt fem utmaningar som driver verksamheters behov av en BI-lösning. Dessa omfattar följande:

• Hastighet: En långsam rapporteringsprocess hämmar beslutsförmågan, beslutshastigheten och möjligheten att skapa exakta prognoser och budgetar samt att ligga i framkant på marknaden.
• Mängden data: Stora mängder data översvämmar de tidigare så användbara Excel-arken. De blir oöverskådliga, långsamma, fulla av fel och opraktiska.
• Datakvalitet: Oprecisa och felaktiga rapporter ger dåliga verksamhetsbeslut.
• Aktuella insikter: Många ledare har svårt att få tillgång till data som är trovärdig, djupgående och inte minst uppdaterad i realtid.
• Tids- och resurspress: Många ledare, medarbetare och organisationer känner att de har för lite tid. Ju mer tid som kan frigöras från insamling och rensning av data, desto mer tid kan läggas på sådant som faktiskt skapar värde.

En bra BI-lösning kan bidra till att möta de fem utmaningarna.

Organisationsaspekten

En BI-lösning ska användas av organisationen och tillgodose avdelningarnas och medarbetarnas behov av beslutsstöd. Den viktigaste förutsättningen för att BI-lösningen ska kunna hjälpa organisationen är att ta reda på:

• Vad är målet med att implementera en BI-lösning?
• Hur ska den förankras i det dagliga arbetet?

Med det här som utgångspunkt är ni på god väg att bli en del av den priviligierade tredjedelen av implementeringar som används och skapar värde - varje dag.

Business case som ledningsverktyg

Det ska vara tydligt vem som äger BI-lösningen, vad målen med implementeringen är, hur den ska utföras och när målen ska vara uppfyllda. Det kan vara bra att ta fram ett business case inför beslutet som tar med effekten på befintliga medarbetare i beräkningen. Särskilt om det finns nyckelpersoner eller analytiker som hittills har utfört rapporteringen i manuella kalkylark.

Ett business case kan spela en avgörande roll för att lyckas med BI-investeringen och förändringarna som medföljer. Det hjälper dig med följande:

• Säkerställer att ledningen engagerar sig i prioriteringar av insatser och resursfördelning.
• Skapar konsensus kring målsättningar.
• Skapar riktlinjer och sätter rätt ambitionsnivå.
• Säkerställer ett styrnings- och ledningsverktyg inför implementeringen.
• Fungerar som ett ramverk för vinstrealiseringen.

Förändring, känslor och försvar

Traditionellt sett har BI i stor utsträckning utgjorts av egenutvecklade system som baserats på många olika kalkylark, där man gjort en datakörning varannan vecka eller en gång i månaden och levererat efterfrågade verksamhetsdata. Ofta har systemen växt organiskt. Därför har antalet kalkylark som ska täcka behovet av verksamhetsdata och analyser med tiden blivit förhållandevis stort. Det är inte sällsynt med ett tvåsiffrigt antal kalkylark och det finns exempel på större verksamheter där dataflödena binds ihop av flera hundra kalkylark.

Många företag använder fortfarande den manuella BI-modellen, som kräver många arbetstimmar varje gång datakörningarna ska göras. Dessutom blir verksamheten beroende av några få nyckelmedarbetare som kan hantera kalkylarkssystemet. Kalkylarkssystemet ger också låg transparens inom företaget, vilket innebär att verksamhetens styrning blir osäker och att reaktionsförmågan försämras.

Att gå från kalkylarksmodellen till en automatiserad och modern BI-lösning innebär därmed en stor förändring. Det betyder att medarbetarnas trygghetsbehov och vanor utmanas. Många kommer att uppleva att de måste arbeta på nya sätt, hämta data på nya sätt och hantera ett nytt system. Och de få nyckelmedarbetare som har hanterat kalkylarken känner sig otrygga, eftersom de måste dela med sig av ett maktverktyg som de tidigare haft monopol på. Det här är alltså en förändring som kan väcka starka känslor i organisationen och förändra medarbetarnas vardag. Ofta uppstår ett visst försvar för status quo och ett öppet eller dolt motstånd mot att införa det nya systemet.

Hitta rätt förespråkare

Rätt förespråkare för implementeringsprojektet är den viktigaste förutsättningen för att hantera förändringsarbetet som uppkommer när en verksamhet väljer att investera i att implementera en modern BI-lösning. Det behöver vara en förespråkare med rätt position i organisationen och som har tydligt stöd från högsta ledningen. Dessutom ska personen ha stor personlig genomslagskraft. Förespråkaren ska fungera som en ankarperson som driver förändringsprojektet. Detta är också viktigt för att undvika att implementeringen av BI-verktyget begränsas till den avdelning som fattar beslutet, på grund av att inga andra förstår vilket värde ett BI-verktyg erbjuder.

Ta ett steg i taget

Många verksamheter vill gärna rulla ut en investering, såsom en BI-plattform, till hela organisationen samtidigt. Det kan vara en bra idé att ta ett steg i taget. Börja på ett ställe, välj ut några specifika mål och implementera inom ett begränsat område. Sprid därefter mål och erfarenheter till fler avdelningar. En stegvis implementeringsmetod gör det lättare ha kontroll över riskerna, nyttja resurserna bättre och utveckla lärandet.

Kom ihåg kompetensutvecklingen

En BI-lösning är ett strategiskt verktyg som löpande levererar det dataunderlag som verksamhetens ledning och medarbetare använder när de fattar beslut. Det innebär att den dagliga verksamheten påverkas starkt av de beslutsunderlag som BI-lösningen tillhandahåller. Ledningen bör vara beredd på att inte bara investera i inköpet, utan även i utbildning och resursallokering. BI är inte helt okomplicerat och det har stor strategisk betydelse. Det bör därför inte ”bara” vara något man lägger till i medarbetarnas vardag. Business Intelligence kräver specialisering och engagemang för att verksamheten ska dra nytta av dess fulla potential. Därför är det ofta en bra idé att frigöra resurser i organisationen till att fokusera på implementering av Business Intelligence och på rapporterna.

Vi har hjälpt hundratals verksamheter med att välja och implementera BI-lösningar. Vår erfarenhet visar att det ofta är en bra idé att etablera en särskild BI-grupp, eller en dedikerad BI-avdelning inom verksamheten.

Fördelarna med en BI-grupp är att:

• Den ökar synligheten och uppmärksamheten kring BI-lösningen och hur rapporterna används
• Den stärker erfarenhetsutbytet och kompetensutvecklingen inom BI-området

Se BI som en lagsport: Återanvänd innehåll och data över avdelningsgränserna. Utbyt idéer och omsätt dem i hela verksamheten. Skapa en gemensam, integrerad plattform som även kan användas decentraliserat ute på avdelningarna. Bygg en organisation som understöttar lokala initiativ.

Tekniskaspekten

Det är mycket relevant för kostnader, kompetens, resursbehov och säkerhet att undersöka hur lösningen fungerar rent tekniskt. Det är till exempel viktigt att kartlägga vilka kompetenser som verksamheten redan har och därefter gå igenom vilka kompetenser företaget vill investera i. Det finns ett stort urval av BI-lösningar på marknaden. Många kräver dock att företaget har medarbetare som kan programmering eller att man anlitar konsulter som besitter kompetensen.

Några faktorer som bör undersökas närmare:

Standardiserad eller anpassad lösning?

Det finns fördelar både med anpassade och med standardiserade it-lösningar. Övergripande gäller följande tumregel: Ju mer anpassad en BI-lösning är, desto dyrare och besvärligare är löpande underhåll och uppgradering. Ju mer standardiserad en lösning är, desto billigare och enklare är det löpande underhållet. Dessutom blir verksamheten mindre sårbar om tekniskt kunniga nyckelmedarbetare slutar. Det är en viktig avvägning.

Kostnader för uppstart och drift

Marknaden för BI-lösningar är varierad. Det finns lösningar som täcker hela processen: från insamling via bearbetning och analys till presentation av data i ett nära integrerat samspel med verksamhetens övriga it-lösningar. Det finns även lösningar som endast fokuserar på att presentera data. Det finns också lösningar där företaget kan köpa till moduler för att kunna presentera rapporter i tabeller, formulär eller andra visuella presentationer, eller exportera dem till PDF eller Excel. Dessutom finns det olika prismodeller. Vissa lösningar har låga uppstartskostnader men högre driftskostnader, om lösningen till exempel kräver en dyr SQL-server. Därför är det viktigt att undersöka och tänka igenom behoven och lösningen. Täcker lösningen samtliga behov och hur ser den samlade kostnadsbilden ut när man tar hänsyn till alla kostnadsfaktorer?

Användaraspekten

Hela poängen med att investera i en BI-lösning är att den används av företagets medarbetare som underlag till de många beslut som varje dag måste fattas i den dagliga verksamheten. När du väljer BI-verktyg är det därför viktigt att du hittar en BI-lösning som användningsmässigt passar er organisation och era verksamhetsmål.

Utbildning och resurser

Det kan vara bra att fundera över exakt vem som ska kunna vad och hur snabbt de ska lära sig det. Medarbetarna måste utbildas i själva BI-verktyget och vissa verktyg kan kräva att de redan kan programmera. Utgå ifrån dagens situation och kartlägg vilka resurser eller kompetenser ni redan har, vilka mål ni vill uppnå och vilka resurser som krävs med det enskilda verktyget.

Bra frågor att ställa sig:

• Kommer ni själva att kunna skapa rapporter och underhålla lösningen?
• Om ja, vad krävs i så fall av organisationen?
• Hur högteknisk kompetens krävs av medarbetarna?
• Kan en billig investering kräva dyra investeringar i att utbilda befintliga medarbetare eller köpa in dyra konsulttimmar?

 Hitta rätt superusers

Hur får ni med er dem som arbetar med kalkylark på tåget? Vissa medarbetare kanske inte är förändringsbenägna. Identifiera därför dem som visar intresse. Det måste inte nödvändigtvis vara de som skapar rapporter i dagsläget. Det kan mycket väl vara en annan användare på förtaget som blir superuser. Ofta är det lämpligt att välja medarbetare som ser till den professionella relevansen och inte fokuserar på varje enskild uträkning. Det sistnämnda är viktigt eftersom BI-lösningen ska skapa verksamhetsmässiga vinster.

Ställ krav på prestationerna

Det är även viktigt att ni noga funderar över vilka krav ni ställer på hur rapporterna presenteras i organisationen. Rapporterna är till för att användas. Därför är det avgörande att de är lättillgängliga i ett format som användarna tycker är smidigt. Bra frågor att ställa:

• Hur blir rapporterna presenterade visuellt?
• Kan data presenteras i tabeller som är lätta att arbeta med för användarna?
• Uppdateras rapporterna automatiskt eller ska användarna själva uppdatera efter behov?
• Skalas presentationerna automatiskt upp när verksamheten expanderar?
• Ska presentationerna följa samma standard eller ska de anpassas av användarna?
• Hur användarvänligt är det att skapa rapporter i lösningen?
• Hur många funktioner ska ha åtkomst till BI-rapporterna?
• Ska rapporterna kunna formateras och distribueras via e-post (t.ex. som PDF-filer eller Excel-ark)?

Kom hela tiden ihåg att titta på: Är detta ett it-tekniskt projekt eller är målet att tillhandahålla ett beslutsunderlag för medarbetarna inom verksamheten?

Var försiktig med Self Service

Många BI-lösningar erbjuder användarna en hög grad av Self Service. På så sätt kan de på egen hand anpassa rapporterna efter önskat format. Det kan vara smart, men det kan också hämma utbredningen och användningen. Många medarbetare är stressade och har mycket att göra. Om det är tidskrävande eller komplicerat att själv skapa en rapport är risken stor att många struntar i det. En BI-lösning kan vara hur avancerad och smart som helst. Men om den inte används av medarbetarna gör den ingen nytta. En annan risk med Self Service är att det kan leda till flera sanningar och förhindra att medarbetarna utgår ifrån samma underlag. Om medarbetarna använder rapporterna för att överbevisa varandra ökar också risken för konflikter.

Fördelar med Business Intelligence

En BI-lösning som är noggrant utvald och implementerad kan skapa stora fördelar, både på kort och lång sikt. Den viktigaste och främsta fördelen är att:

BI-lösningen kan säkerställa att alla delar av verksamheten löpande stämmer av sitt arbete och fokus med de strategiska målen.

Dessutom finns det flera generella fördelar:

• En mer datadriven verksamhet där 60–70 procent av alla verksamhetsbeslut grundas på korrekta data.
• Rapporter kan levereras snabbare, baseras på flera parametrar och snabbare justeras för att skapa nya rapporter.
• Det går att identifiera kvalitetsbrister i masterdata – brister som annars förknippas med stora dolda kostnader.
• Viktiga data levereras proaktivt till rätt intressenter.
• Det går att fastställa en sanning, så att alla pratar samma språk.
• Högre förändringstakt.
• Förenklade rapporter som är smidigare för användarna.
• Bättre, mer visuella presentationer, så att rätt data snabbare når ut i organisationen.

Checklista

Kom ihåg detta när ni väljer BI-lösning:

1. Kartlägg verksamhetens behov på lämplig nivå – varken för högt upp i organisationen eller på alltför detaljerad nivå.
2. Utarbeta ett business case som används som styrningsredskap. Det säkerställer att ni får med alla relevanta aspekter i beslutsunderlaget. Kom ihåg att allokera resurser till kompetensutveckling.
3. BI ska ha tydligt stöd från högsta ledningen, annars är det ingen idé.
4. Utse rätt förespråkare som har genomslagskraft och uppnår framsteg.
5. Klargör projektets fokus, eventuellt i samarbete med potentiella implementeringspartners. Detta omfattar tidsplan, projektorganisering, anbudsprocess och upprättande av kravspecifikation. Se till att kravspecifikationen utgår ifrån verksamheten och inte tekniken.
6. Undersök vilka system, leverantörer och implementeringspartners som finns på marknaden. Ta in offerter från två till fem av de mest relevanta.
7. Samordna kravspecifikationen med programvaruföretagets standardsystem. Tillgodoser standardsystemet era behov, eller behöver ni köpa till dyra anpassningar, extramoduler, nya servrar osv.?
8. Välj en lösning som kan startas upp i liten skala och utökas i takt med era behov.
9. Kom ihåg att BI kräver kompetensutveckling och prioritering av resurser.