Så väljer du rätt leverantör för att administrera verksamhetens IT

Inledning

Ny teknik, som mobilteknik, Business Intelligence (BI) och molnteknik, har resulterat i en mångfacetterad och komplex IT-miljö med en mängd leverantörer, processer och data, samt stora förväntningar på dessa möjligheter. Problemet är att de stigande förväntningarna kan vara svåra att tillgodose inom ramen för de pressade it-budgetar många verksamheter har.

Därför sneglar många organisationer på möjligheten att anlita externa IT-leverantörer för att få rådgivning om hur man hanterar omgivningens krav, håller IT-kostnaderna nere, stödjer tillgängligheten och inför teknik.

Argument för IT-outsourcing

Genom att använda en extern it-administration får du möjlighet att fokusera på mer affärskritiska förhållanden och strategiska funktioner istället för att fastna i dagliga it-problem.

När man undersöker möjligheterna att använda sig av resurser utifrån eller att sköta sin it externt är det avgörande att hitta rätt rådgivare för att nå ett bra resultat på sikt. Ditt beslut får stor betydelse för verksamhetens kunder, medarbetare och intressenter. Nedan tittar vi på det inflytande it-outsourcing har på verksamheten. Vi ger också tips på vad man ska tänka på när man väljer den leverantör som ska administrera verksamhetens it.

IT-outsourcing är bra för företaget

Alla företag vill öka intäkterna, minimera riskerna, minska utgifterna och förbättra resultatet för partners och/eller aktieägare. Med andra ord är tillväxt avgörande för ett företag. Innebär det att ditt företag ska fortsätta anställa i takt med att intäkterna stiger, eller för att fortsätta vara konkurrenskraftigt? Det kan man argumentera både för och emot, men i slutändan beror det på den enskilda verksamheten. Den största utmaningen är att skapa fler intäktskällor internt och samtidigt ge de nuvarande resurserna ett lyft, alltså att driva verksamheten effektivt och arbeta smartare.

Så hur kan du frigöra tid hos de interna anställda och organisera dem strategiskt så att de genererar intäkter? Din it-avdelning består sannolikt av både tekniker, utvecklare och supportpersonal. Genom att lyfta ut de mer rutinmässiga uppgifterna från it-avdelningen kan dessa medarbetare flyttas till lönsamma verksamhetsområden så att de interna IT-resurserna istället står för utveckling och implementering av agila, kundanpassade system som genererar intäkter.

IT-outsourcing är bra för medarbetarna

Genom att frigöra tid för de interna medarbetarna blir IT en intäktskälla och en del av verksamhetsstrategin istället för bara en årlig omkostnad. De tekniska medarbetarna utvecklar sina professionella kompetenser ännu mer när de får tid och plats för nya utmaningar. Teamet kan också frigöra extra kapacitet för att genomföra uppgifter som driver verksamheten framåt.

Det gör samtidigt att det finns mer tid för uppgifter som hjälper verksamhetens medarbetare att bli mer produktiva. När IT-avdelningen inte är begravd i mindre, repetitiva rutinuppgifter kan de stödja organisationens behov på ett bättre sätt. Det drar ner väntetiden för att lösa problem och gör att IT enklare kan påverka produktiviteten som helhet och ofta hitta nya och bättre sätt att hantera gamla, välkända problem på.

IT-outsourcing är bra för företagets intressenter

Extern IT-administration ger verksamhetens intressenter sinnesfrid eftersom IT ökar likviditeten och blir en intäktskälla. Genom att välja den vägen minskar organisationen risken, eftersom de externa leverantörerna har ett helt team av experter till sitt förfogande, som stöd till specifika områden när det behövs. Det innebär mindre press på HR- och rekryteringsinsatsen samt en effektiv och målinriktad IT-organisation.

De externa leverantörerna av IT-administration kommer också ofta att leverera månatlig/kvartalsvis rapportering som ger en överblick över hälsotillståndet hos verksamhetens IT, och en bild av huruvida den nuvarande uppsättningen lever upp till standarder som exempelvis de ökande lagkraven.

Välj en leverantör som matchar verksamhetens behov

Alla verksamheter är utformade på olika sätt, särskilt när det gäller teknik. Det kräver stor insikt och förståelse för att uppfylla användarnas behov, minska riskerna och styra utgifterna, samtidigt som man får ut maximalt av tekniska nyheter. Därför är det en bra idé att gå igenom verksamhetens aktuella IT-strategi för att se om det ger större värde och är mer effektivt att låta de IT-tjänster som för närvarande sköts internt administreras av en extern leverantör.

Innan du fattar ett beslut ska du komma ihåg att alla leverantörer erbjuder en rad olika tjänster till olika priser. För att hjälpa dig att välja har vi tagit fram en lista med frågor du bör ställa till potentiella leverantörer:

• Har leverantören expertis inom driftskritiska affärssystem? Om du vill att leverantören ska sköta ett visst affärssystem (t.ex. företagets ERP-system) ska både erfarenhet och kunder kunna dokumenteras.
• Påstår leverantören att de är experter inom alla områden? Var försiktig med leverantörer som säger sig kunna göra allt, för risken är att de inte är riktigt bra på något. Välj istället leverantörer som verkligen har den kompetens som ditt företag behöver, även om det gör att det behövs mer än en. De bästa leverantörerna samarbetar gärna med andra för att täcka verksamhetens behov.
• Har leverantören erfarenhet av just din bransch? Inom branscher med höga lagkrav kan en leverantör med rätt expertis hjälpa dig att både leva upp till den nuvarande lagstiftningen och att planera anpassningen inför kommande krav.
• Investerar leverantören i sina medarbetare? Vilka slags certifieringar kräver de att de anställda har? Det är helt avgörande för den fortsatta tillväxten att ett företag investerar i sina medarbetare, och det påverkar även dig som kund.
• Var ligger ditt företags svagheter? Och vet du ens vilka de är? Kan leverantören hjälpa dig med dem? Välj en samarbetspartner som kan identifiera luckor och komma med lösningar. Och gör gärna en utvärdering först, så kan du bespara både ditt företag och den tilltänkta leverantören många problem.
• Med extern IT-administration blir IT-organisationen mindre utsatt, men vad händer om du behöver support när det blir problem? Fundera på om ditt företag behöver ha support på plats, eller om den kan ges på distans.
• Styr leverantören sina egna resurser, eller outsourcar de också de tjänster de erbjuder? De leverantörer som har de bästa tjänsterna utnyttjar vanligtvis sina egna resurser även om det kostar extra, för det lönar sig i längden.
• Kommer leverantören att utmana dig att göra saker bättre eller annorlunda? Vissa leverantörer tar bara emot direktiv, andra är samarbetspartners som vågar ifrågasätta företagets rutiner och överordnade IT-strategi. Välj en leverantör som förstår verksamhetens målsättning och som vågar ha ett uppriktigt samtal om vad ni gör fel.
• Erbjuder leverantören flexibla avtal? De flesta leverantörer har avtal som löper i minst tolv månader, men det är inte heller ovanligt med avtal som löper i två till tre år. Som med alla åtaganden är det viktigt att veta vad som gäller när man vill avsluta eller förlänga avtalet. Om verksamheten blir större eller mindre behöver du kunna skala upp och ner i enlighet med de faktiska behoven.
• Hur stor erfarenhet har leverantören av lokala datacenter och molnlösningar? Molnet blir alltmer utbrett hos mellanstora och stora verksamheter. De flesta verksamheter utnyttjar antingen molnet fullt ut, använder en hybridlösning eller har planer på att gå i den riktningen. Välj en samarbetspartner som kan hantera omställningen.